Systém OBERON umožňuje efektívne pracovať s dokumentmi prostredníctvom funkcie príloh, ktoré možno pripojiť k jednotlivým záznamom v rôznych evidenciách. Prílohy môžu predstavovať napríklad faktúry, objednávky, zmluvy, technické listy, fotografie či iné doplňujúce dokumenty. Vďaka tejto funkcionalite je možné uchovávať všetky relevantné informácie na jednom mieste, čím sa zvyšuje prehľadnosť a dostupnosť údajov.
Výhodou je, že sa priložené dokumenty stávajú súčasťou elektronického archívu, čím sa zjednoduší ich dostupnosť, správa a archivácia.
Skenovanie dokumentov ako príloh
Systém OBERON umožňuje niekoľko spôsobov pridávania príloh k záznamom. Jedným z nich je skenovanie dokumentov.
Funkcia je dostupná vo všetkých evidenciách, ktoré podporujú prácu s prílohami, a umožňuje používateľovi digitalizovať papierové dokumenty a automaticky ich pripojiť k vybranému záznamu – napríklad k faktúre, objednávke, záznamu reklamácie a servisu, skladovej karte a pod.
Funkcia skenovania bola v systéme OBERON dostupná už v minulosti, no v najnovšej verzii prešla výrazným vylepšením. V hlavnej ponuke Príloh pribudlo tlačidlo Oskenovať, ktoré umožňuje rýchle spustenie procesu priamo z nástrojovej lišty. Okrem toho program teraz podporuje automatické zmenšovanie veľkosti výsledných obrázkov pri zachovaní potrebnej kvality a umožňuje priame skenovanie bez zobrazenia natívneho rozhrania ovládača skenera, čím sa celý proces výrazne zrýchľuje a zjednodušuje.
Kedy je skenovanie užitočné
Skenovanie je praktické najmä v prípadoch, keď dokument nie je dostupný v elektronickej forme. Napríklad v knihe záväzkov sa odporúča prikladať faktúry vo formáte PDF, no ak je faktúra len v papierovej podobe, používateľ ju môže jednoducho naskenovať a pripojiť k záznamu.
Výhody pre používateľa
- Rýchla digitalizácia papierových dokumentov bez potreby externých aplikácií.
- Prehľadná archivácia v elektronickej forme.
- Zníženie rizika straty alebo poškodenia papierových dokumentov.
- Efektívna práca s dokladmi priamo v systéme OBERON.
Technické požiadavky
Na správne fungovanie funkcie je potrebné, aby bol v počítači nainštalovaný TWAIN ovládač od výrobcu skenera. Tento ovládač môže, ale nemusí byť predinštalovaný – v prípade jeho absencie je potrebné ho stiahnuť zo stránky výrobcu a doinštalovať.
Nastavenie veľkosti príloh
V ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Prílohy je možné definovať maximálnu veľkosť prílohy. Ak oskenovaný dokument túto veľkosť prekročí, systém ho neuloží. Odporúča sa preto neskenovať zbytočne veľké súbory, aby sa predišlo problémom s ukladaním.
Po oskenovaní dokumentu možno jednoducho zmeniť (spravidla zmenšiť) veľkosť výsledného obrázka, čím sa pri zachovaní dostatočnej kvality obrázka zmenší veľkosť ukladaného súboru.
Ďalšie informácie získate v téme Pomocníka OBERON Práca s prílohami.
