V tejto téme Pomocníka je uvedený postup, ako nastaviť vybrané pravidlá cenotvorby v manažéri rezervačných kanálov Beds24.

Pri prepojení s rezervačnými portálmi (napr. Booking.com) je potrebné mať na zreteli, že niektoré nastavenia uskutočnené v Beds24 sa na rezervačné portály neodosielajú (alebo sa odosielajú len na niektoré), a teda platia len pre rezervačný formulár Beds24. Pri iných nastaveniach je možné nastaviť, či majú platiť len pre rezervačný formulár Beds24 alebo len pre rezervačné portály (a ktoré) alebo pre oboje. Dôvodom je, že ide rádovo o desiatky samostatných softvérov, ktoré nie sú úplne kompatibilné.

Základné informácie

• Nastavenie cien v Beds24 je nevyhnutné na zobrazenie, resp. odoslanie dostupnosti. Ak k nejakému dátumu ceny nastavené nie sú, systém nezobrazí žiadnu dostupnosť izieb. Z tohto dôvodu je dôležité nastaveniu cien venovať náležitú pozornosť a ceny udržiavať aktuálne.
• Systém pracuje s dvomi typmi cien: sadzby (Rates) a denné ceny (Daily Prices). Ktorý z nich použijete, závisí od štruktúry vašej cenotvorby, pričom je možné použiť aj ich kombináciu.

Denné ceny a sadzby

• Denné ceny (Daily Prices) je možné použiť pri jednoduchej cenovej politike s fixnými cenami, t. j. bez ohľadu na počet hostí v izbe, bez zliav a iných podmienok. Denné ceny sa nastavujú spravidla pre konkrétny dátum (deň) a v závislosti od dĺžky pobytu nemenia. V prípade potreby ich možno na dennej báze priamo v grafickom prehľade (Calendar) rýchlo upraviť.
• Sadzby (Rates) je vhodné použiť na komplexnejšie nastavenia cenotvorby. Definujú sa spravidla pre určitý rozsah dátumov. Obsahujú podmienky, ktoré sa musia splniť, aby sa daná sadzba mohla uplatniť. Použitie viacerých sadzieb sa dá využiť na tvorbu komplexných cenových štruktúr (napr. sezónna a mimosezónna cena). Ak sú pre to isté časové rozpätie k dispozícii viaceré sadzby, podmienky pre každú zo sadzieb určia, ktorá sadzba sa uplatní (napr. pri cenách v závislosti od dĺžky pobytu).
• Sadzby je možné použiť najmä ak chcete:
  • nastaviť sezónne a mimosezónne ceny,
  • nastaviť ceny v závislosti od počtu osôb na izbe,
  • nastaviť minimálny a maximálny počet nocí pobytu,
  • využívať Last Minute alebo First Minute/Early Bird,
  • aby určitá cena platila len určité dni v týždni,
  • aby určitá cena platila len pri príchode (Check-in) alebo odchode (Check-out) v určité dni v týždni,
  • obsadiť neobsadené termíny (okná) medzi dvomi obsadenými termínmi (Gap Filler),
  • dovoliť hosťovi sa informovať, keď nemôže nájsť žiadnu cenu, ale izba nie je plne zarezervovaná.
• Kombinácia sadzieb a denných cien nie je nutná, má však svoje využitie. Napr. denné ceny sa môžu použiť na preváženie ceny a podmienok sadzby pri vybraných dátumoch, napr. ak potrebujete pre vybrané dátumy rýchlo zmeniť cenu. Dôležité je pritom nastavenie Stratégie denných cien (Daily Price Strategy) v ponuke Settings, Properties, Booking Rules, ako aj Stratégie (Strategy) v nastavení konkrétnej sadzby v záložke Prehľad (Summary) (pozri nižšie).

Nastavenie sadzieb a denných cien

• Na nastavenie bežných typov sadzieb a denných cien môžete využiť sprievodcu (Price Wizard), ktorý je dostupný po stlačení tlačidla Support, Setup Wizards v záhlaví vášho účtu po prihlásení do Beds24. V sprievodcovi je možné prepínať medzi  záložkami Ovládací panel (Control Panel) a Podpora Wiki (Support Wiki). Tu nájdete doplňujúce informácie k jednotlivým nastaveniam.
• Predpokladá sa, že vo svojom účte v Beds24 už máte založené svoje ubytovacie zariadenie (Property) a nadefinované typy izieb. Na nasledujúci krok v sprievodcovi sa možno presunúť pomocou tlačidla next > v hornej časti obrazovky.

Obrázok č. 1: Sprievodca nastavením sadzieb a denných cien (Price Wizard)

• Denné ceny je možné nadefinovať v ponuke Settings, Properties, Rooms, Daily prices. Aby sa denné ceny mohli odosielať na príslušný rezervačný portál, resp. zobrazovať v rezervačnom formulári Beds24, v oddiele Uplatniť (Enable) musí byť začiarknuté príslušné políčko. Konkrétne denné ceny sa zadávajú v grafickom prehľade (Calendar). Choďte na riadok Denná cena (Daily Price) a kliknite na vybraný deň, pre ktorý chcete zadať dennú cenu. Otvorí sa okno, v ktorom cenu zadajte a uložte. Na odstránenie dennej ceny zadajte nulu. V okne je možné dennú cenu nastaviť, resp. zmeniť nielen pre daný deň, ale aj vybraný rozsah dátumov.
• Sadzby sa nastavujú v ponuke Prices, Rates. Zobrazí sa okno, kde môžete vytvoriť novú sadzbu kliknutím na tlačidlo Pridať sadzbu (Add Rate) alebo upraviť už existujúcu sadzbu. Okno obsahuje štyri záložky:
  • Prehľad (Summary) - obsahuje všetky ceny a podmienky pre danú sadzbu,
  • Izby (Rooms) - tu sa vyberá izba, pre ktorú má daná sadzba platiť,
  • Zľavy (Discounts) - zľavy pri dlhších pobytoch (Long Stay Discounts) alebo zľavy na rezervácie z určitého zdroja (Referer Discounts), napr. webovej stránky (tieto zľavy sa neodosielajú do Booking.com),
  • Produkty navyše (Upsell) - jednotlivé položky nadefinované v ponuke Settings, Booking Engine, Upsell Items je tu možné pre danú sadzbu (de)aktivovať,
  • Kanály (Channels) - začiarknutím príslušného políčka sa vyberá, na ktorý rezervačný portál má sadzba odosielať a či sa má zobrazovať v rezervačnom formulári Beds24.
• Dôležitým je nastavenie Stratégie denných cien (Daily Price Strategy) v ponuke Settings, Properties, Booking Rules. Tu je možné vybrať jednu z nasledujúcich stratégií:
  1. Povoľ nižšie ceny (Allow lower prices) - systém uplatní najnižšiu cenu nastavenú buď v sadzbách alebo v grafickom prehľade pri denných cenách.
  2. Nepovoľ nižšie ceny (Do not allow lower prices) - systém uplatní cenu nastavenú v grafickom prehľade pri denných cenách a bude ignorovať akúkoľvek nižšiu cenu nastavenú v sadzbách.
  3. Nepovoľ žiadne iné sadzby (Do not allow any other rates) - systém uplatní cenu nastavenú v grafickom prehľade pri denných cenách a bude ignorovať všetky ceny nastavené v sadzbách.
• Podobne dôležitým je nastavenie Stratégie (Strategy) pri nastavení konkrétnej sadzby v záložke Prehľad (Summary). Tu je možné vybrať jednu z týchto stratégií:
  1. Prednastavená (Default) - systém vždy uplatní najnižšiu cenu,
  2. Nepovoľ nižšie ceny a kratšie pobyty (Do not allow lower prices or shorter stays) - systém nepovolí nižšie ceny a kratšie pobyty,
  3. Nepovoľ žiadne iné sadzby (Do not allow any other prices) - všetky ostatné ceny sa prepíšu.
• Nižšie uvádzame prehľad cien, ktoré sa uplatnia pri kombinácii jednotlivých stratégií (DC1 - DC3 sú prvá až tretia stratégia pri denných cenách a S1 - S3 sú prvá až tretia stratégia pri sadzbách):
  • DC1xS1 – uplatní sa najnižšia cena,
  • DC1xS2 – uplatní sa sadzba bez ohľadu na výšku,
  • DC1xS3 – uplatní sa sadzba bez ohľadu na výšku,
  • DC2xS1 – uplatní sa denná cena bez ohľadu na výšku,
  • DC2xS2 – uplatní sa najvyššia cena,
  • DC2xS3 – uplatní sa sadzba bez ohľadu na výšku,
  • DC3xS1 – uplatní sa denná cena bez ohľadu na výšku,
  • DC3xS2 – uplatní sa denná cena bez ohľadu na výšku,
  • DC3xS3 – uplatní sa najvyššia cena.

Postup a príklady nastavenia sadzieb

• V Beds24 je pri sadzbách možné nastaviť cenu za izbu (Room Price), cenu za jednu osobu (Single Price), cenu za dve osoby (Double Price), cenu za ďalšiu osobu (Extra Person) a cenu za dieťa (Extra Child). Ich kombinácie umožňujú nastaviť rôzne pravidlá cenotvorby.
• Pri nastavení každej sadzby v záložke Prehľad (Summary) zadajte názov sadzby (nezverejňuje sa, je len pre vašu evidenciu). Ďalej v závislosti od potrieb vašej cenotvorby vyberte jednu alebo viac z cien za celú izbu (Room Price), za jednu (Single Price) alebo dve osoby (Double Price) alebo ďalšiu osobu/osoby, resp. dieťa/deti (Extra Person/Extra Child). Začiarknite typ, ktorý chcete použiť, a zadajte cenu.
• Pri začiarknutí políčka Cena za izbu (Room Price) môžete nastaviť maximálny počet hostí, pre ktorý cena za izbu bude platiť. Pri hosťoch prekračujúcich tento počet sa cena za izbu navýši o cenu za ďalšiu osobu (Extra Person) a/alebo ďalšie dieťa (Extra Child).
• Nastavte prvú a poslednú noc, pre ktorú má sadzba platiť.
• Prejdite na záložku Izby (Rooms) a nastavte Izbu (Room) na izbu, ku ktorej chcete sadzbu priradiť.
• V záložke Kanály (Channels) začiarknutím príslušného políčka vyberte, na ktorý rezervačný portál má sadzba odosielať a či sa má zobrazovať v rezervačnom formulári Beds24.
• Príklad 1: Ubytovacie zariadenie ponúka dvojlôžkovú izbu s dvomi prístelkami. Cena za ubytovanie jednej osoby je 20 eur, dvoch osôb je 40 eur, za prístelku 15 eur. V Beds24 je potrebné nastaviť jednu sadzbu:
  - Room Price: 40, Up to 2 people
  - Single Price: 20
  - Double Price: 40
  - Extra Person: 15
• Príklad 2: Ubytovacie zariadenie ponúka štvorlôžkovú izbu. Cena pri ubytovaní jednej osoby je 20 eur, dvoch osôb za každú 18 eur, troch osôb za každú 16 eur, štyroch osôb za každú 14 eur. V Beds24 je potrebné nastaviť jednu sadzbu:
  - Room Price: 56, Up to 4 people (= 14 eur/1 osobu)
  - Single Price: 20
  - Double Price: 36 (= 18 eur/1 osobu)
  - Extra Person: 12 (= 3 osoby, 16 eur/1 osobu)
• Príklad 3: Ubytovacie zariadenie ponúka päťlôžkovú izbu. Cena pri ubytovaní jednej osoby je 20 eur, dvoch osôb za každú 18 eur, troch osôb za každú 16 eur, štyroch osôb za každú 14 eur, piatich osôb za každú 12 eur. V Beds24 je potrebné nastaviť dve sadzby.
  Sadzba 1:
  - Room Price: 56, Up to 4 people (= 14 eur/1 osobu)
  - Single Price: 20
  - Double Price: 36 (= 18 eur/1 osobu)
  - Extra Person: 12 (= 3 osoby, 16 eur/1 osobu)
  Sadzba 2:
  - Room Price: 60, Max Room Capacity (= 12 eur/1 osobu)

Ceny za ďalšiu osobu (Extra Person) a ďalšie dieťa (Extra Child) sa nemusia odosielať na rezervačné portály - napr. na Booking.com sa neodosielajú. Uvedené príklady preto platia len pre rezervačný formulár Beds24. V prípade, že potrebujete nastaviť ceny podľa počtu osôb na izbe pre Booking.com, je potrebné požiadať Booking.com, aby vám takéto nastavenia umožnil.

Nastavenia cenotvorby pre rezervačný portál Booking.com

• Po aktivácii prepojenia Beds24 s Booking.com sa odstránia všetky ceny a obsadenosť v extranete Booking.com a nahradia sa údajmi odoslanými z Beds24. Preto je nutné ceny a obsadenosť všetkých izieb nastaviť v Beds24 ešte pred samotným prepojením s Booking.com.
• Pri sadzbách je možné odosielať na Booking.com (ako aj ostatné rezervačné portály) iba ceny za noc, preto je potrebné v ponuke Sadzba (Rate), Prehľad (Summary) nastaviť ceny za noc (Prices per Night).
• Booking.com vyžaduje nastavenie ceny za izbu (Room Price) pri plnej obsadenosti.
• Ak chcete, aby sa odosielala cena za osobu (Single Price) a cenu za izbu (Room Price), je potrebné požiadať Booking.com, aby pre pre vás cenu za osobu aktivoval.
• Ceny za ďalšiu osobu (Extra Person) a ďalšie dieťa (Extra Child) a zľavy nastavené v záložke Zľavy (Discounts) vo formulári Sadzba (Rate) sa do Booking.com neodosielajú. V prípade, že potrebujete nastaviť ceny podľa počtu osôb na izbe (napr. cena 20 eur za 1 osobu, po 18 eur za 2 osoby, po 16 eur za 3 osoby atď.) je potrebné požiadať Booking.com, aby vám takéto nastavenia umožnil.
• Ak chcete, aby sa v Booking.com zobrazovala vyššia cena ako na webovej stránke vášho ubytovacieho zariadenia (v rezervačnom formulári Beds24), je možné využiť nastavenie v záložke Kanály (Channels) vo formulári Sadzba (Rate). Tu je možné nastaviť cenu určenú na export (Export Price). Tá sa bude odosielať do Booking.com namiesto ceny za izbu (Room Price), ktorá sa bude zobrazovať v rezervačnom formulári Beds24. Pri položke Channel Management je však potrebné vybrať možnosť Použi cenu na export (Use Export Price).

Násobiteľ

• Ak chcete rýchlo zvýšiť alebo znížiť všetky ceny v daný deň alebo v určitom rozsahu dátumov, môžete využiť násobiteľ (Multiplier).
• Násobiteľ sa dá použiť v rozsahu 25 % až 250 % na všetky ceny vo vybraný deň. Nastavenia pri násobiteľovi sú:
  • 100 = rovnaká cena,
  • násobiteľ<100 = zníženie ceny,
  • násobiteľ>100 = zvýšenie ceny.
• Násobiteľ sa nastavuje buď v nastaveniach v ponuke Prices, Yield Optimiser na automatickú zmenu cien, alebo v grafickom prehľade na manuálnu zmenu cien. Pravidlo nastavené v optimalizátore výnosu je možné prevážiť manuálne zadaným násobiteľom v grafickom prehľade pre vybrané dátumy alebo dni v týždni.  
• Násobiteľ sa aplikuje tak na ceny v rezervačnom formulári Beds24, ako aj na ceny exportované do Booking.com.
• Príklad: Vaša cena je 100 €. Násobiteľ 125 zvýši cenu na 125 %, t. j. 125 €. Násobiteľ 75 znižuje cenu na 75 %, t. j. 75 €.

 Obrázok č. 2: Manuálna zmena násobiteľa v grafickom prehľade pre vybrané dátumy a dni v týždni

First Minute/Early Bird a Last Minute

• Sadzba First Minute sa dá vytvoriť použitím položky Minimálny počet dní do príchodu (Min Days until Check-in) v záložke Prehľad (Summary). Nastavenie definuje, koľko dní v predstihu je možné uskutočniť rezerváciu s touto sadzbou. Napr. ak je hodnota nastavená na 365, rezervácia s touto sadzbou bude možná až rok vopred. Ak je nastavená hodnota 7, táto sadzba sa uplatní, len ak sa rezervácia uskutoční minimálne jeden týždeň vopred.
• Sadzba Last Minute sa dá vytvoriť použitím položky Maximálny počet dní do príchodu (Max Days in Advance) v záložke Prehľad (Summary). Nastavenie definuje, koľko dní vopred je možné uskutočniť rezerváciu s touto sadzbou. Napr. ak je hodnota nastavená na 0, rezervácia s touto sadzbou bude možná len v daný deň. Ak je nastavená hodnota 3, táto sadzba sa uplatní maximálne tri dni pred príchodom.
• Sadzby First Minute a Last Minute je možné uplatniť tak v rezervačnom formulári Beds24, ako aj v Booking.com (tu je však cenu potrebné nastaviť ako Export Price).

Nastavenie zliav

• Beds24 ponúka viaceré možnosti nastavenia zliav. V záložke Zľavy (Discounts) je možné nastaviť zľavy pri dlhších pobytoch (Long Stay Discounts) alebo zľavy na rezervácie z určitého zdroja (Referer Discounts), napr. z Facebooku.

Zľavy nastavené v záložke Zľavy (Discounts) vo formulári Sadzba (Rate) sa neodosielajú na rezervačné portály a platia len pre rezervačný formulár Beds24. Môžete si ich nastaviť v prípade, že chcete mať vyššie ceny na rezervačnom portáli (napr. Booking.com) a nižšie ceny na webovej stránke svojho ubytovacieho zariadenia (v rezervačnom formulári Beds24).

Zľavy pri dlhších pobytoch

• Zľavy pri dlhších pobytoch (Long Stay Discounts) sa dajú nastaviť ako percentuálna zľava z celkovej ceny pobytu, fixná zľava na noc alebo jednorazová zľava pri dosiahnutí istého počtu nocí.
• Percentuálna zľava (Percent) sa uplatňuje na celkovú cenu pobytu. Ak je platných viac ako jedna percentuálna zľava, aplikuje sa len jedna, a to najvyššia percentuálna zľava.
• Zľava za noc (Per Night) sa vzťahuje na jednotlivé noci v závislosti od ich počtu. Napr. pri cene za izbu 110 € zľava 10 € nastavená na 2 noci znamená, že 1 noc bude za základnú cenu (110 €) a 2 a viac nocí bude so zľavou 10 € (100 €). Viacnásobné zľavy za noc sa sčítavajú, tzn. že v prípade ďalšej zľavy 5 € nastavenej na 4 noci sa cena za 4 a viac nocí zníži o 15 € (5 € + 10 €, t. j. cena za izbu bude 95 €). Navyše, hodnota zľavy sa zadáva iba pre prvú noc, pre dalšie noci, pre ktoré má platiť, sa zadáva nula - systém si však zľavu "pamätá" a aj tu pracuje s hodnotou nastavenou pri prvej noci (napr. pri 3 nociach sa uvedie 0, ale systém tu pracuje so zľavou nastavenou pri 2 nociach, t. j. 10 € (pozri Tabuľku č. 1). Na lepšie pochopenie pravidiel nastavenia zľavy reálne hodnoty zľavy uvádzame v zátvorkách - v nastavení v Beds24 sa však nezadávajú.

Tabuľka č. 1: Príklad zľavy za noc pri základnej cene 110 €/noc

• Jednorazová zľava (Once Off) sa odpočítava jednorazovo z celkovej ceny, ak je zarezervovaný požadovaný počet nocí alebo viac. Pri viacerých jednorazových zľavách sa tieto odpočítajú zakaždým, keď sa zarezervuje požadovaný počet nocí.
• Kombináciou zľavy za noc a jednorazovej zľavy sa dá dosiahnuť nastavenie kumulatívnej zľavy v závislosti od počtu rezervovaných nocí. Toto nastavenie môžete využiť, ak chcete, aby napr. pri rezervácii 2 nocí cena za každú noc bola 50 €, pri rezervácií 3 až 6 nocí cena za každú noc bola 48 € a pri rezervácii 7 a viac nocí cena za každú noc bola 44 €.
• Dôležitým je vedieť, akú hodnotu je potrebné zadať pod zľavu za noc a akú pod jednorazovú zľavu. Pod zľavu za noc uvádzame hodnotu, o ktorú chceme znížiť predchádzajúcu cenu (v tomto prípade pôvodnú cenu 50 € chceme pri 3 nociach znížiť na 48 €, teda pod jednorazovú zľavu uvedieme 2. Hodnotu, ktorú uvedieme pod jednorazovú zľavu, vypočítame ako rozdiel súčtov pôvodných cien za jednotlivé noci (50 € x 3 noci = 150 €) a cien po zľave (48 € x 3 noci = 144 €), od ktorého ešte odrátame zľavu za noc, t. j. pre 3 noci to bude 150 - 144 = 6; 6 - 2 = 4.
• Viacnásobné zľavy za noc sa sčítavajú, tzn. že ak pri 7 nociach chceme nastaviť zľavu 6 € (t. j. cenu za jednu noc 44 €), pri jednorazovej zľave v príslušnom poli stačí uviesť hodnotu 4 - táto hodnota sa automaticky sčíta s hodnotou uvedenou pri 3 nociach (2). Hodnotu jednorazovej zľavy je v tomto prípade potrebné nastaviť na 24: vypočíta sa ako rozdiel súčtov pôvodných cien za jednotlivé noci (50 € x 7 nocí = 350 €) a cien po zľave (44 € x 7 nocí = 308 €), od ktorého odrátame zľavu za noc, t. j. pre 7 nocí to bude 350 - 308 = 42; 42 - 12 (t. j. 6 x 2 € za prvých šesť nocí) - 6 (1 x 6 € za siedmu noc) = 24.
• Hodnota zľavy sa vždy zadáva len pre prvú noc, pre ďalšie noci, pre ktoré má platiť, sa zadáva nula - systém si zľavu "pamätá" a aj tu pracuje s hodnotou nastavenou pri prvej noci (napr. pri 4 nociach sa uvedie 0, ale systém tu pracuje so zľavou nastavenou pri 3 nociach, t. j. 2 € (pozri Tabuľku č. 2). Na lepšie pochopenie pravidiel nastavenia zľavy reálne hodnoty zľavy uvádzame v zátvorkách - v nastavení v Beds24 sa však nezadávajú.

 Tabuľka č. 2: Príklad kombinácie zľavy za noc a jednorazovej zľavy pri základnej cene 50 €/noc