Táto téma Pomocníka je venovaná jednej z automatických úloh systému OBERON - automatickému odosielaniu e-mailov. Automatické úlohy predstavujú nástroj, ktorý umožňuje automaticky vykonávať určité činnosti systému OBERON na pozadí v pravidelných intervaloch. Automatické odosielanie e-mailov umožňuje automaticky odosielať e-mailové správy v rámci hromadného zasielania e-mailov (hromadného mailingu) - jedného zo spôsobov odosielania e-mailových správ v systéme OBERON.

Základné informácie   

• Hromadné zasielanie e-mailov (hromadný mailing) predstavuje funkciu systému OBERON, ktorá umožňuje rozposielať hromadné e-mailové správy konkrétnym skupinám príjemcov (stovkám až tisícom adresátov), napr. v rámci reklamnej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod.
• Hromadné e-mailové správy sa vytvárajú v programe OBERON – Agenda firmy v ponuke CRM, Hromadné správy (kampane).
• E-mailové správy vytvorené (vygenerované) pomocou hromadného mailingu (kampaní) sa evidujú v evidencii E-mailové správy. Pri hromadnom odoslaní e-mailov sa  vytvorené (vygenerované) e-mailové správy pre všetkých príjemcov (adresátov) uložia v tejto evidencii a následne sa pomocou SMTP servera fyzicky odošlú. Na základe toho je možné spätne overiť, či bola správa danému adresátovi odoslaná.
• Automatická úloha Automatické odosielanie e-mailov zabezpečuje fyzické odosielanie e-mailových správ z evidencie E-mailové správy. Automatické odosielanie sa spravidla nastavuje na jednom počítači v rámci firemnej siete (jednej databázy), najčastejšie na databázovom serveri. Ak sa v danej evidencii objaví nová e-mailová správa (alebo viac správ), v zápätí sa odošle (do cca 15 sekúnd).
• Na odosielanie e-mailových správ je potrebné nastaviť SMTP server - účtovná jednotka spravidla používa SMTP server svojho poskytovateľa webhosting-u (e-mail hosting-u). Na zadanie prihlasovacích údajov do SMTP servera slúži formulár Nastavenia automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov. Formulár je dostupný z programu OBERON Center v oddiele Automatické úlohy, tlačidlo Pridať alebo Upraviť - otvorí sa formulár, v ktorom stlačte tlačidlo Nastaviť.
• Pri hromadnom odosielaní e-mailov je dôležité aj nastavenie kadencie odosielania správ, t. j. koľko e-mailov je možné zaslať za 1 hodinu. Dôvodom je, že poskytovateľ e-mail hostingu môže vyhodnotiť hromadné zasielanie ako nekalú činnosť a zaradiť vás na čiernu listinu (black list). Odporúčame sa informovať u svojho poskytovateľa e-mail hostingu ohľadom obmedzení hromadného zasielania e-mailových správ. Bežne je možné zasielať minimálne 200 - 300 e-mailov za hodinu, spravidla nie je problém navýšiť tento počet na 1000 e-mailov za hodinu, prípadne aj viac.
• Na každý úspešne zaslaný e-mail sa zapíše dátum a čas jeho odoslania. Hromadné odoslanie e-mailov je možné aj odložiť, napr. pri generovaní e-mailov je možné zadať, od akého dátumu a času sa majú začať posielať.

Konfigurácia automatickej úlohy na odosielanie e-mailových správ

Na odosielanie e-mailov je potrebné zvoliť vhodný počítač, najčastejšie databázový server, na ktorom je potrebné nakonfigurovať uvedenú automatickú úlohu podľa nasledujúceho postupu:

1. Otvorte program OBERON Center. V oddiele Automatické úlohy v rozbaľovacom zozname Firma vyberte účtovnú jednotku (resp. jej databázu), pre ktorú sa bude automatická úloha definovať. Ak sa firma v rozbaľovacom zozname nenachádza, pridajte ju pomocou tlačidla .
2. Stlačte tlačidlo Pridať (prípadne Upraviť), zobrazí sa formulár Automatické úlohy, v ktorom vyberte typ úlohy Automatické odosielanie e-mailov. Zadajte názov úlohy, v ktorom počítači sa má úloha spúšťať, prípadne pod akým používateľom.
3. Stlačte tlačidlo Nastaviť. Otvorí sa formulár Nastavenie automatickej úlohy 'Automatické odosielanie e-mailov'.
4. V záložke Základné stlačte tlačidlo  a zadajte prihlasovacie údaje do SMTP servera. Viac informácií o SMTP serveri získate v téme Poštový klient.
5. V záložke Ostatné je možné zadať kadenciu odosielania. Pri väčšom počte e-mailových správ by mohol byť váš SMTP server zaradený na čiernu listinu (blacklist). Z tohto dôvodu je možné automatické odosielanie e-mailov obmedziť v počte zasielaných správ za určitý časový úsek (100 e-mailov za hodinu až 3 000 e-mailov za hodinu).
6. Po dokončení všetkých nastavení a potvrdení tlačidlom OK je potrebné spustiť server stlačením tlačidla .