V tejto téme Pomocníka je uvedený postup, ako zaevidovať nové ubytovanie (príchod hosťa) v module Hotelová recepcia. Ubytovanie je možné zaevidovať dvoma spôsobmi, a to z grafického prehľadu izieb (odporúčaný postup) alebo priamo zápisom do knihy ubytovaných.

Postup zaevidovania ubytovania v grafickom prehľade izieb

1. a) Na zaevidovanie ubytovania z grafického prehľadu izieb v ponuke Hotel otvorte Grafický prehľad izieb. Kurzorom sa nastavte na izbu a dátum, na ktoré chcete zaevidovať ubytovanie. V prípade rozsahu dátumov je možné viac buniek označiť stlačením ľavého tlačidla myši a jednoduchým potiahnutím do strany. Následne stlačte pravé tlačidlo myši a zvoľte položku Nové ubytovanie. Otvorí sa formulár Ubytovanie.
   b) V prípade, že je na hosťa evidovaná rezervácia, kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a zvoľte položku Nové ubytovanie. Otvorí sa formulár Vytvorenie ubytovania z rezervácie, v ktorom môžete určiť, akým spôsobom sa prevezmú údaje z rezervácie do nového ubytovania.
2. V záložke Základné zadajte (skontrolujte) dátum príchodu a odchodu, počet osôb - tieto údaje sú povinné. Zadajte ďalšie údaje, napr. účel pobytu, spôsob platby, požiadavky hosťa atď. Do poľa Ubytovaný (názov) zadajte názov ubytovania (napr. Lyžiarsky zájazd Ružomberok). Ak sa pole nevyplní, program doň automaticky doplní meno prvej ubytovanej osoby po zadaní údajov o ubytovanej osobe v záložke Ubytované osoby.
3. V záložke Ubytované osoby zadajte údaje o ubytovaných osobách. Po stlačení tlačidla Nový sa otvorí formulár Osoba. V prípade, že hosť bol v danom ubytovacom zariadení v minulosti ubytovaný, po zadaní čísla dokladu totožnosti (občianskeho preukazu alebo pasu) a potvrdení klávesom Enter alebo Tab alebo stlačení tlačidla  program prehľadá archív ubytovaných osôb a pri nájdení zhody automaticky doplní údaje o ubytovanej osobe. Alternatívne je možné hosťa vybrať z histórie ubytovaných hostí po stlačení tlačidla . V opačnom prípade je potrebné údaje vyplniť manuálne alebo použiť čítačku dokladov, ktorá umožňuje automaticky načítať identifikačné údaje z občianskych preukazov, pasov, víz a iných identifikačných kariet. Viac informácií získate v téme Čítačky dokladov.
4. Vo formulári Osoba v záložke Sadzby je možné nastaviť, či bude za danú osobu odvedená daň za ubytovanie v plnej výške, v zníženej sadzbe alebo sa daň nebude odvádzať. Po stlačení tlačidla OK sa údaje o osobe zapíšu do evidencie.
5. V záložke Obchodný partner je možné zadať údaje o obchodnom partnerovi a rezervácii priradiť zdroj (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, cestovná agentúra atď.).
6. V záložke Služby je možné zadať jednotlivé objednané služby, napr. raňajky, wellness a pod.
7. V záložke Hotelové účty je možné otvoriť hosťovi hotelový účet. Zapísať položky za ubytovanie a poskytované služby do hotelového účtu je možné aj automaticky pomocou tlačidla Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).
8. Po stlačení tlačidla OK je zaevidovanie ubytovania ukončené, do knihy ubytovaných sa zapíše nový záznam.

Postup zaevidovania ubytovania zápisom do knihy ubytovaných

1. Na zaevidovanie ubytovania priamo do knihy ubytovaných v ponuke Hotel otvorte Knihu ubytovaných a stlačte tlačidlo Nový. Otvorí sa formulár Ubytovanie.
2. V záložke Základné zadajte dátum príchodu a odchodu, počet osôb - tieto údaje sú povinné. Vyberte izbu, na ktorú sa hosť ubytuje a zadajte ďalšie údaje, napr. účel pobytu, spôsob platby, požiadavky hosťa atď. Pole Ubytovaný (názov) nie je potrebné vypĺňať, doplní sa automaticky po zadaní údajov o ubytovanej osobe (záložka Ubytované osoby).
3. V záložke Ubytované osoby zadajte údaje o ubytovaných osobách. Po stlačení tlačidla Nový sa otvorí formulár Osoba. V záložke Základné údaje zadajte číslo dokladu totožnosti (občianskeho preukazu alebo pasu). Po stlačení klávesu Enter alebo Tab program automaticky prehľadá archív ubytovaných osôb a pri nájdení zhody automaticky doplní údaje o ubytovanej osobe. V opačnom prípade je potrebné údaje vyplniť manuálne alebo použiť čítačku dokladov, ktorá umožňuje automaticky načítať identifikačné údaje z občianskych preukazov, pasov, víz a iných identifikačných kariet. Viac informácií získate v téme Čítačky dokladov.
4. Vo formulári Osoba v záložke Sadzby je možné nastaviť, či bude za danú osobu odvedená daň za ubytovanie v plnej výške, v zníženej sadzbe alebo sa daň nebude odvádzať. Po stlačení tlačidla OK sa údaje o osobe zapíšu do evidencie.
5. Po zadaní údajov o osobách pokračujte v ďalších nastaveniach vo formulári Ubytovanie. V záložke Obchodný partner je možné zadať údaje o obchodnom partnerovi a rezervácii priradiť zdroj (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, cestovná agentúra atď.).
6. V záložke Služby je možné zadať jednotlivé objednané služby, napr. raňajky, wellness a pod.
7. V záložke Hotelové účty je možné otvoriť hosťovi hotelový účet. Zapísať položky za ubytovanie a poskytované služby do hotelového účtu je možné aj automaticky pomocou tlačidla Automaticky vytvoriť položky hotelového účtu (F9). Táto funkcia na základe nastavených cenových hladín v cenotvorbe ubytovania, nastavených sadzieb miestnej dane za ubytovanie, počtu osôb, počtu dní ubytovania a objednaných služieb vytvorí položky cenovej kalkulácie: Ubytovanie, Miestna daň za ubytovanie a Služby (len základné služby).
8. Po stlačení tlačidla OK je zaevidovanie ubytovania ukončené, do knihy ubytovaných sa zapíše nový záznam.

Presun hosťa na inú izbu

V prípade, že je v priebehu ubytovania potrebné presunúť hosťa na inú izbu (v dôsledku poruchy a pod.), postupujte takto:

1. V ponuke Hotel otvorte Grafický prehľad izieb.
2. Zvoľte dané ubytovanie a stlačte pravé tlačidlo myši. V kontextovej ponuke vyberte položku Presunúť na izbu.
3. Pomocou tlačidla  vyberte izbu, na ktorú chcete hosťa presunúť.
4. Presun potvrďte stlačením tlačidla OK.