Táto téma Pomocníka je venovaná položke Typy stavov prijatých objednávok v ponuke Fakturácia programu OBERON - Agenda firmy.

Základné informácie

• Výberom položky sa otvorí číselník Typy stavov prijatých objednávok, ktorý umožňuje definovať typy stavov prijatých objednávok. Na základe definovaných typov stavov prijatých objednávok je možné pri každej prijatej objednávke evidovať stavy prijatej objednávky, napr. Nová objednávka, Potrebné objednať, Potrebné vyskladniť, Odoslaná atď. Evidovanie stavov prijatých objednávok umožňuje udržiavať prehľad o úkonoch spojených s prijatými objednávkami a sledovať históriu jednotlivých prijatých objednávok v čase. Stav prijatej objednávky potom odzrkadľuje aktuálny status vybavenia objednávky, resp. upresnenie jej procesného spracovania.
• V systéme OBERON sú základné typy stavov prijatých objednávok preddefinované, ďalšie typy si môže účtovná jednotka vo formulári Typ stavu prijatej objednávky podľa potreby ľubovoľne definovať. Nepoužívané typy stavov možno zakázať (deaktivovať), a tak presne nastaviť proces spracovania objednávky s ohľadom na potreby danej účtovnej jednotky od zaevidovania objednávky až po jej vybavenie.
• Vzhľadom na to, že typy stavov prijatých objednávok si môžu používatelia podľa potreby vytvárať sami, je dôležité mať pri každom type stavu prijatej objednávky jednoznačne určené, k akému druhu stavu prijatej objednávky prislúcha. Na základe druhu stavu prijatej objednávky sa program rozhoduje, ako bude s daným záznamom pracovať. Druhy stavov prijatých objednávok sú v programe pevne dané a nie je ich možné upravovať.
• Stavy prijatých objednávok slúžia na sprehľadnenie práce s prijatými objednávkami, pričom je ich možné používať samostatne, prípadne v prepojení s internetovým obchodom.

Obrázok č. 1: Typy stavov prijatých objednávok

Zmena stavu prijatej objednávky

• Stav danej prijatej objednávky je možné zmeniť manuálne, alebo je možné nastaviť automatické zmeny stavov, napr. aby sa po vyfakturovaní objednávky jej stav automaticky zmenil na Potrebné vyskladniť, prípadne Potrebné odoslať (v závislosti od nastavených procesov danej firmy). Automatické zmeny stavov možno nastaviť vo formulári Typ stavu prijatej objednávky, záložka Ostatné. Napríklad:
  • po vyfakturovaní objednávky je možné nastaviť, či objednávka nadobudne stav Vybavená alebo Potrebné vyskladniť. Ak nebude dodaný všetok objednaný tovar (napr. z dôvodu jeho nedostupnosti), môže nadobudnúť stav Čiastočne dodaná.
  • podobne po zaevidovaní úhrady objednávky na Pokladnici OBERON je možné nastaviť, či objednávka nadobudne stav Vybavená alebo Potrebné vyskladniť. Ak nebol dodaný všetok objednaný tovar, môže nadobudnúť stav Čiastočne dodaná.
• Ku každej prijatej objednávke sa eviduje aj história zmien stavov danej objednávky - pri každej zmene stavu (či už manuálnej alebo automatickej) sa do tejto histórie uloží záznam (formulár Objednávka prijatá, záložka Stavy).
• Pri každom stave je možné nastaviť, aby po tom, čo ho prijatá objednávka nadobudne, mohol byť používateľ po uplynutí určitého času upozornený, aby danej objednávke venoval zvýšenú pozornosť, prípadne vykonal určitú akciu. Upozornenie spočíva vo farebnom odlíšení záznamu - záznam sa začne zobrazovať fialovou farbou.

 Tabuľka č. 1: Prehľad stavov prijatých objednávok

Ikona	Názov stavu	Popis stavu	Okamih automatickej zmeny	Poznámka
	Nová ponuka	Ponuka zaslaná zákazníkovi (ešte nepotvrdená)
	Akceptovaná ponuka	Zákazník akceptoval ponuku
	Z ponuky objednávka	Z ponuky bola vytvorená objednávka	Zmena nastane pri vytvorení objednávky z ponuky.
	Zamietnutá ponuka	Zákazník neakceptoval ponuku
	Nová objednávka (čaká sa na platbu)	Nová objednávka, pri ktorej sa vyžaduje platba vopred	Nový stav objednávky, keď sa vyžaduje platba vopred, napr. zákazník platí bankovým prevodom. Takéto objednávky systém OBERON ignoruje a nezahŕňa ich medzi reálne objednané (alebo rezervované) množstvá - zahrnie ich až vtedy, keď sa stav zmení na Nová objednávka (uhradená).	Zápis úhrady do objednávky je možné pri bankovom prevode aj automaticky pomocou spracovania bankových výpisov.
	Nová objednávka	Nová objednávka	Predvolený stav objednávky.
Od nasledujúceho stavu (Nová objednávka (uhradená)) sa objednávka považuje z hľadiska evidencie zásob za platnú.
	Nová objednávka (uhradená)	Objednávka bola uhradená	Nastane pri automatickom spracovaní bankových výpisov a zapísaní úhrady do objednávky.
	Potrebné objednať	Tovar nie je na sklade, je ho potrebné objednať u dodávateľa	Daný stav navrhuje systém OBERON vtedy, keď niektorý tovar na objednávke nie je na sklade a ani na inom sklade účtovnej jednotky. Objednávky v tomto stave sú zahrnuté do automatickej tvorby vydaných objednávok.
	Objednané u dodávateľa	Tovar nie je na sklade, bol objednaný u dodávateľa	Nastane automaticky pri automatickej tvorbe vydaných objednávok (ak bol daný tovar zahrnutý do vydanej objednávky).
	Previesť z iného skladu	Tovar je potrebné previesť z iného skladu	Daný stav navrhuje systém OBERON vtedy, keď niektorý tovar na objednávke nie je na aktuálnom sklade, nachádza sa však na inom sklade účtovnej jednotky.
	Do výroby	Tovar je potrebné vyrobiť		Používateľ môže nastaviť tento stav manuálne, ak je v objednávke tovar, ktorý vyrába účtovná jednotka.
	Očakávané dodanie	Tovar nie je na sklade, dodávateľ potvrdil dodanie		Používateľ môže nastaviť tento stav manuálne, ak mu jeho dodávateľ potvrdí dodanie daného tovaru.
	Potrebné vyskladniť	Tovar je na sklade pripravený na vyskladnenie	Nastane automaticky po vložení objednávky do dokladu (výdajky, faktúry, pokladničného dokladu), pričom všetok objednaný tovar je na sklade (je ho možné vyskladniť a dodať). Objednávky v tomto stave je možné fyzicky vyskladniť pomocou aplikácie ASTON.	Tento stav nemusí používať každá účtovná jednotka - vtedy je však potrebné v stavoch objednávok nastaviť, ktorý iný stav sa má použiť, môže to byť napr. Vybavená.
	Čiastočne dodaná	Tovar bude dodaný len čiastočne.	Nastane automaticky po vložení objednávky do dokladu (výdajky, faktúry, pokladničného dokladu), pričom bolo dodanie upravené, napr. pre nedostatok množstva na sklade. Objednávky v tomto stave je možné fyzicky vyskladniť pomocou aplikácie ASTON.	Pre objednávky v tomto stave odporúčame využiť možnosť automaticky túto objednávku uzatvoriť a vytvoriť novú z len nedodaných množstiev (možnosť Uzatvoriť a vytvoriť z nedodaných množstiev novú).
Od predchádzajúceho stavu (Čiastočne dodaná) sa objednávka z hľadiska evidencie zásob považuje za uzatvorenú.
	Pripravené na odoslanie	Tovar bol vyskladnený, je ho potrebné odoslať	Nastáva automaticky pri vyskladnení tovaru, napr. na mobilnej aplikácii ASTON.	Používateľ môže nastaviť tento stav aj manuálne (spravidla po jeho vyskladnení).
	Odoslaná	Tovar bol odoslaný, očakáva sa doručenie zákazníkovi		Nastavuje sa manuálne po fyzickom odoslaní tovaru (prebratí zásielkovou službou).
	Vybavená	Tovar bol doručený zákazníkovi		Nastavuje sa manuálne po fyzickom odoslaní tovaru, prípadne po potvrdení doručenia (pri sledovaní zásielok).
	Očakávané vrátenie	Vrátenie tovaru, prípadne obalov z predaných tovarov.	Objednávke sa tento stav automaticky nastaví vtedy, keď obsahuje len záporné položky. Tento stav možno použiť v prípadoch, keď je potrebné evidovať vrátenie tovaru, prípadne obalov z predaných tovarov (napr. paliet, prepraviek, sudov a pod.).	Nastavuje sa automaticky, ak objednávka obsahuje len záporné položky. Ak nebude tento stav definovaný, takejto objednávke sa automaticky nastaví stav Vybavená.
	Zrušená	Zrušená objednávka zo strany zákazníka		Nastavuje sa manuálne - napr. tovar nie je možné dodať.
	Zamietnutá	Zrušená objednávka zo strany e-shopu		Nastavuje sa manuálne - napr. zákazník neuhradil tovar vopred.