Táto téma Pomocníka obsahuje všeobecné informácie o objednávkach v systéme OBERON. Príslušné evidencie sú v programe OBERON - Agenda firmy dostupné v ponuke Fakturácia.

Základné informácie

• Systém OBERON umožňuje prácu s objednávkami. Aby bolo možné s objednávkami v systéme OBERON pracovať, je potrebné v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Sklad, záložka Skladové karty začiarknuť pole Umožniť pracovať s objednávkami.
• V OBERON-e možno rýchlo a jednoducho vytvárať a evidovať:
  • objednávky vydané - objednávky na objednanie tovaru alebo služby u dodávateľa,
  • objednávky prijaté - objednávky, ktorými si zákazník objednáva tovar alebo službu u účtovnej jednotky. Objednávky prijaté je možné rozdeliť na Ponuky a Objednávky.
• Pri objednávkach je možné evidovať rôzne stavy. Stav objednávky vyjadruje, v akej fáze vybavenia sa objednávka nachádza, napr. Nová objednávka, Potrebné objednať, Potrebné vyskladniť, Odoslaná, Vybavená atď. Bližšie informácie o stavoch prijatých objednávok získate v téme Typy stavov prijatých objednávok.
• Objednávky možno vystaviť/zaevidovať bez ceny, alebo s cenou.
• Vydané objednávky možno vytvárať manuálne, ale aj automaticky pomocou automatickej tvorby vydaných objednávok.
• Objednávky možno rýchlo a jednoducho vytvárať skopírovaním staršej objednávky (Ctrl+C/Ctrl+V).
• Do objednávok je možné vkladať skladové karty, ale aj neskladové položky. Neskladové položky sú označené ikonou .
• Objednávky/ponuky je možné uložiť do formátu PDF, prípadne ich možno odoslať e-mailom ako prílohu vo formáte PDF podpísanú elektronickým podpisom (tlačidlo Tlač). Viac informácií získate v téme Odosielanie e-mailov v systéme OBERON.
• Evidencia prijatých objednávok je veľmi často prepojená s internetovým obchodom - vtedy sa objednávky prenášajú z internetového obchodu priamo do evidencie prijatých objednávok, viac informácií je možné získať v téme Internetový obchod v systéme OBERON.
• V prijatých objednávkach možno zobraziť dostupnosť množstiev objednaných položiek.
• V prijatých objednávkach je možné evidovať aj ich úhradu - evidencia úhrad môže byť aj automatická, viac informácií je možné získať v téme Spracovanie bankových výpisov.
• V evidencii Skladové karty možno zobraziť nevybavené objednávky (tlačidlo Možnosti). Dvojklikom na pole Množstvo objednané možno zároveň zobraziť odberateľov, ktorí si objednali danú skladovú položku.

Ďalšie informácie

• Prijaté objednávky môžu slúžiť aj na rezerváciu skladových položiek. Bližšie informácie o rezerváciách získate v téme Rezervácie tovaru.
• Objednávky je možné hromadne odstrániť k určitému dátumu. Vymažú sa všetky objednávky vytvorené pred zadaným dátumom bez ohľadu na ich stav. V ponuke Fakturácia, Objednávky prijaté alebo Objednávky vydané kliknite na tlačidlo Možnosti, vyberte možnosť Hromadné vymazanie objednávok a postupujte podľa sprievodcu.

Práca s množstvami

• Systém OBERON umožňuje pri objednávkach prijatých evidovať množstvo rezervované, množstvo pripravené a množstvo dodané. Informácia o rezervovanom, pripravenom a dodanom množstve sa eviduje pri danej skladovej položke vo formulári Objednávka prijatá, záložka Položky dokladu.
  • Množstvo rezervované - eviduje množstvo vytvorené pri rezervácii tovaru. Postup na vytvorenie rezervácie je totožný s postupom na vytvorenie prijatej objednávky s tým rozdielom, že sa vyplní pole Dátum rezervácie. Rezervovať tovar je možné v prijatej objednávke (nie pri type dokladu Ponuka). Bližšie informácie o rezerváciách získate v téme Rezervácie tovaru.
  • Množstvo pripravené - eviduje množstvo pripravené na vyskladnenie. Pripravené množstvo sa zaeviduje podľa reálneho množstva danej položky v sklade. Následne sa účtovná jednotka rozhodne, ako sa bude s danou objednávkou ďalej pracovať, napr. sa vybaví len čiastočne (čiastočne dodaná). Viac informácií získate v téme Sledovanie pripravenosti tovaru. Na zaevidovanie pripraveného množstva sa spravidla používa mobilná aplikácia ASTON - mobilný skladník. Viac informácií nájdete v téme ASTON - sledovanie pripravenosti tovaru.
  • Množstvo dodané - program ho dopĺňa automaticky po vložení prijatej objednávky do dokladu (výdajky, faktúry, pokladničného dokladu). Ak bolo dodanie (dodané množstvo) následne upravené (spravidla pri čiastočne dodanej prijatej objednávke, napr. pre nedostatok množstva na sklade), dodané množstvo sa automaticky upraví aj v prijatej objednávke. Ak je objednávka vybavená len čiastočne, pomocou funkcie Uzatvoriť a vytvoriť z nedodaných množstiev novú (tlačidlo Možnosti v knihe Objednávky prijaté) je možné objednávku uzatvoriť so stavom Vybavená a vytvoriť novú objednávku z pôvodnej čiastočne vybavenej objednávky.
• V praxi sa spravidla stretávame s týmito spôsobmi (postupmi) vybavenia prijatej objednávky:
  • A. z objednávky prijatej sa najprv vytvorí výdajka, na základe ktorej sa bude môcť tovar vyskladniť (sledovať vyskladnenosť je možné aj pomocou aplikácie ASTON),
  • B. na základe objednávky prijatej sa tovar fyzicky v sklade pripraví na vyskladnenie a až následne sa objednávka vloží do dokladu (výdajky, faktúry, pokladničného dokladu). Tento postup má výhodu v tom, že sa najprv fyzicky overí dostupnosť množstva v sklade a až potom sa vytvorí doklad. Tým možno predísť opravám dokladov, ak sa po ich vystavení zistí nedostatočné množstvo tovaru v sklade. Viac informácií o sledovaní pripravenosti tovaru v sklade, ako aj postup zápisu množstva pripraveného tovaru v systéme OBERON získate v témach Sledovanie pripravenosti tovaru a ASTON - sledovanie pripravenosti tovaru.