Eviduje základné informácie o poskytovanej rozšírenej službe - hlavne dátum a čas začiatku a ukončenia služby a dátum a čas zaevidovania služby.
Rezerváciu služby na ubytovanie (na konkrétnu izbu) je možné vytvoriť len pre ubytované osoby. V prípade, že vo
formulári Ubytovanie nebudú zadané žiadne ubytované osoby, nebude možné rezerváciu služby priradiť k určitej izbe.
Záložka
Základné slúži na evidenciu základných údajov o osobe, ktorá si rezervuje službu. Podľa týchto údajov bude ďalej rezervácia identifikovaná.
Stav rezervácie
Stav rezervácie sa zadáva podľa potreby, prípadne sa môže zmeniť aj automaticky, napr. po zaevidovaní zálohy. Program umožňuje evidovať nasledujúce stavy:
- Nový on-line dopyt - nezáväzný on-line dopyt hosťa ohľadom dostupnosti služby v určitom dátume (jeho prijatie je možné aj prostredníctvom rozhrania API).
- Dopyt (vybavuje sa) - nezáväzný dopyt hosťa ohľadom dostupnosti služby v určitom dátume, ktorý sa vybavuje personálom ubytovacieho zariadenia.
- Nová on-line rezervácia - on-line rezervácia služby, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom (jej prijatie je možné aj prostredníctvom rozhrania API).
- On-line rezervácia (vybavuje sa) - on-line rezervácia služby, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom a vybavuje sa personálom ubytovacieho zariadenia.
- Nepotvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá ešte nie je potvrdená hosťom.
- Potvrdená rezervácia - rezervácia, ktorá bola potvrdená hosťom.
- Rezervácia so zálohou - rezervácia so zaplatenou zálohou.
- Zrušená rezervácia - po zrušení sa rezervácia nebude zobrazovať v grafickom prehľade, v knihe poskytovaných služieb bude prečiarknutá.
Rezervovať do
Službu je možné rezervovať do zvoleného dátumu, t. j. je možné nastaviť, dokedy má byť služba rezervovaná (napr. v prípade očakávania zálohy alebo opätovného potvrdenia). Ak nastavený časový úsek uplynie, v zozname poskytovaných služieb sa takáto rezervácia zvýrazní červenou farbou.
Pri rezervácii rozšírenej služby z grafického prehľadu poskytovaných služieb sa v záložke Poskytované služby zobrazuje služba, ktorú si hosť (zákazník) objednáva. V prípade potreby je možné v záložke doplniť ďalšie služby.
Pri rezervácii rozšírenej služby z knihy poskytovaných služieb záložka Poskytované služby umožňuje pridať položku poskytovanej služby. Služieb môže byť k jednej osobe evidovaných viacero.
Slúži na predbežnú kalkuláciu ceny za službu. Je možné využiť funkciu Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny (F9) (tlačidlo Možnosti). Táto funkcia vytvorí cenovú kalkuláciu použitím ceny z nastavenia danej služby alebo, ak služba predstavuje skladovú kartu, použije cenu zadanú na skladovej karte. Následne sa celková suma zobrazí v záložke Cena a záloha.
Zaradenie položky do kalkulácie ceny sa realizuje v poli Množstvo*Kód položky takto:
- Pri predaji sa kód položky zapíše priamo do poľa Množstvo*Kód položky a potvrdí klávesom Enter. Program pridá hľadanú položku v množstve jednej mernej jednotky.
- Ak potrebujete predať iné množstvo, ako jedna merná jednotka, uveďte pred kód položky potrebné množstvo, napr. 2*1122, 0.5*1122 a pod. V prípade, že nepoznáte kód položky, môžete zobraziť zoznam položiek určených na predaj stlačením klávesu F3.
- Zo zoznamu položiek vložených do hotelového účtu môžete ktorúkoľvek odstrániť (tlačidlo Vymazať alebo kláves Delete).
- Ak potrebujete stornovať riadok, môžete použiť položku so záporným množstvom, napr. -1*1122, -2*1122, -0.5*1122 a pod.
Na službu je možné zadať zľavu na položku (F6) alebo zľavu na celý doklad (F7), a to v percentách alebo v €. Používateľ môže zadať zľavu len do takej výšky, akú má nastavenú vo formulári Používateľ, záložka Iné práva.
V záložke Cena a záloha sa evidujú údaje o cene služby, spôsobe platby a prijatej zálohe. Do poľa Kaucia je možné zadať peňažnú záruku, ktorá slúži ako peňažná zábezpeka pre prípad znehodnotenia priestorov (športoviska, wellness...) alebo náčinia. Kaucia býva po poskytnutí služby vrátená v prípade, že nedošlo k žiadnemu poškodeniu.
sa otvorí formulár Históra ubytovaných osôb, ktorá umožňuje vyhľadať hostí, ktorí boli v minulosti ubytovaní v danom ubytovacom zariadení.