Táto téma Pomocníka je venovaná položke Hromadné správy (kampane) v ponuke CRM programu OBERON - Agenda firmy.
Základné informácie
- Systém OBERON umožňuje odosielať e-mailové správy, ale aj SMS správy hromadne, t. j. veľkému počtu príjemcov (stovkám až tisícom adresátov). Hromadné správy je možné zasielať konkrétnym skupinám príjemcov napr. v rámci reklamnej kampane, informovania o rôznych podujatiach, zmenách (napr. adresy sídla firmy) a pod.
- Hromadné správy (kampane) sa vytvárajú v tejto evidencii. Vytvorením hromadnej správy (kampane) rozumieme najmä vytvorenie obsahu správy na zaslanie (na základe predlohy alebo priamo) a určenie adresátov (príjemcov). Hromadná správa (kampaň) bude slúžiť ako koncept e-mailovej, resp. SMS správy, ktorá sa následne rozošle všetkým určeným príjemcom.
- Hromadné odoslanie správ pozostáva z dvoch krokov - z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ jednotlivým príjemcom a ich následného (alebo odloženého) fyzického odoslania.
- E-mailové správy vytvorené (vygenerované) pomocou hromadného mailingu sa evidujú v evidencii E-mailové správy. Pri hromadnom odoslaní e-mailov sa vytvorené (vygenerované) e-mailové správy pre všetkých príjemcov (adresátov) uložia v tejto evidencii a následne sa pomocou SMTP servera (spravidla poskytovateľa webhostingu) fyzicky odošlú. Na základe toho je možné spätne overiť, či bola správa danému adresátovi odoslaná.
- Fyzické odosielanie e-mailových správ zabezpečuje Automatické odosielanie e-mailov ako jedna z automatických úloh systému OBERON.
- Na zasielanie SMS správ sa používa automatická úloha Posielanie SMS správ cez EuroSMS, ktorá umožňuje posielať SMS správy v rámci alebo mimo firmy. Na využitie služby je potrebná registrácia na stránke www.eurosms.com. Po zaregistrovaní získate prihlasovacie údaje a integračné údaje potrebné pre odosielanie SMS. Služba je spoplatnená podľa cenníka poskytovateľa. Bližšie informácie získate v témach EuroSMS a SMS správy.
- Ďalšie informácie sú k dispozícii v téme Hromadné zasielanie e-mailov.
Výhodou použitia vlastného SMTP servera je skutočnosť, že nie je nutné používať softvér tretej strany, čím je možné ušetriť nemalé finančné prostriedky.
Ďalšie informácie
- Záznamy v knihe možno filtrovať alebo triediť. Nastaviť kritériá filtrovania alebo triedenia možno po stlačení tlačidla Vlastnosti.
- Na zvýšenie prehľadnosti v evidencii je v ľavom paneli oddelenom rozdeľovacou lištou dostupný vstavaný filter, pomocou ktorého možno rýchlo filtrovať záznamy podľa typu správy (E-mail, SMS), stavu odoslania (Všetky, Odoslané, Čiastočne odoslané...) a skupín príjemcov.
Postup nastavenia hromadného zasielania e-mailov
- Nastavenie servera OBERON Automation Center - správne nastavený server OBERON Automation Center (OAC) bude vykonávať automatickú úlohu Automatické odosielanie e-mailov, ktorá bude zabezpečovať fyzické odosielanie e-mailových správ. Postup nastavenia je dostupný v téme Nastavenie servera OBERON Automation Center. Správnosť nastavenia a fungovania servera OAC môžete skontrolovať v programe OBERON Automation Center (klient) (v programe OBERON - Agenda firmy, ponuka OBERON, OBERON Automation Center (klient)). Pri použití OBERON Automation Center odporúčame používať databázu SQL.
- Nastavenie automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov - úloha bude zabezpečovať fyzické odosielanie e-mailových správ. Postup nastavenia je dostupný v téme Automatické odosielanie e-mailov.
- Nastavenie SMTP servera - spravidla sa používa SMTP server poskytovateľa webhosting-u (e-mail hosting-u). Na zadanie prihlasovacích údajov do SMTP servera slúži formulár Nastavenia automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov v rámci nastavenia automatickej úlohy v bode 2 (nie je potrebné nastaviť poštového klienta v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka E-mail).
- Nastavenie kadencie odosielania správ - t. j. koľko e-mailov je možné zaslať za 1 hodinu. Dôvodom je, že poskytovateľ e-mail hostingu môže vyhodnotiť hromadné zasielanie ako nekalú činnosť a zaradiť vás na čiernu listinu (black list). Odporúčame sa preto informovať u svojho poskytovateľa e-mail hostingu ohľadom obmedzení hromadného zasielania e-mailových správ. Bežne je možné zasielať minimálne 200 - 300 e-mailov za hodinu, spravidla nie je problém navýšiť tento počet na 1000 e-mailov za hodinu, prípadne aj viac. Kadencia odosielania správ sa nastavuje v rámci nastavenia automatickej úlohy (bod 2) vo formulár Nastavenia automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov.
-
Zadanie príjemcov (adresátov) správy - zadávajú sa spolu s ich e-mailovými adresami, resp. telefónnymi číslami do evidencie Zoznam príjemcov správ (ponuka CRM) ešte pred samotným vytvorením a zaslaním hromadnej správy. Zadať ich možno buď manuálne, alebo hromadným importom. Takýto import je možné vykonať zo súboru XML, prípadne z iných evidencií OBERON-u (napr. z evidencie obchodných partnerov, prípadne pracovníkov), a to pomocou tlačidla Možnosti (alebo kontextovej ponuky).
- Import príjemcov z iných evidencií - sprievodca umožňuje naimportovať zoznam príjemcov z iných evidencií OBERON-u, najčastejšie z evidencie obchodných partnerov alebo pracovníkov (zamestnancov).
- XML komunikácia - hromadný import údajov - sprievodca umožňuje naimportovať údaje z XML súboru (formát XML súboru je podľa tejto evidencie).
- Vytvorenie a odoslanie hromadnej e-mailovej správy - samotné vytvorenie a odoslanie hromadnej e-mailovej správy je popísané v nasledujúcej časti.
Postup vytvorenia a odoslania hromadnej správy (na príklade informovania obchodných partnerov o zmene adresy)
V tejto časti je uvedený postup, podľa ktorého je možné vytvoriť hromadnú e-mailovú správu (resp. SMS správu) a zaslať ju skupine adresátov (príjemcov).
- V programe OBERON - Agenda firmy v ponuke CRM vyberte položku Hromadné správy (kampane).
- Stlačte tlačidlo Nový a zadajte názov hromadnej správy, napr. Zmena adresy. Vyberte typ správy, t. j. či budete posielať e-mailovú alebo SMS správu, prípadne zvoľte prevádzku, ak si prajete členiť správy podľa prevádzok.
- Vyberte skupinu alebo skupiny adresátov, ktorým bude správa odoslaná.
- Vyberte predlohu, podľa ktorej sa vytvorí koncept hromadnej správy, napr. Oznámenie o zmene. Ak chcete zobraziť náhľad predlohy alebo ju upraviť, stlačte tlačidlo
. Otvorí sa formulár, v ktorom možno predlohu upraviť - viac informácií v téme Predlohy e-mailov. Po ukončení upravovania predlohy stlačte tlačidlo OK.
- Po stlačení tlačidla Dokončiť sa otvorí formulár Hromadná správa (kampaň).
- Pomocou tlačidla Upraviť obsah správy je možné upraviť koncept správy - t. j. editovať obsah a vzhľad správy pred odoslaním. V prípade, že do hromadného e-mailu chcete pridať prílohu, stlačte tlačidlo Prílohy. V prípade potreby zložitejších dizajnových úprav možno vzhľad správy vytvoriť v ľubovoľnom html editore a následne ho vložiť ako html kód (Ctrl+C/Ctrl+V) do konceptu správy.
- Pridať ďalších príjemcov je možné zadaním do poľa Ďalší príjemcovia - zadávajú sa e-mailové adresy, resp. telefónne čísla oddelené čiarkou a medzerou.
- V záložke Stav je možné sledovať počet vytvorených správ, počet príjemcov, počet odoslaných správ, stav odosielania a dátum a čas odoslania poslednej správy.
- Stlačením tlačidla OK sa koncept hromadnej správy (kampane) uloží - jednotlivé správy sa však ešte neodošlú. Namiesto toho vás program vyzve, či chcete pred odoslaním vytvorenú správu (jej obsah a dizajn) otestovať zaslaním na jednu alebo viac testovacích adries.
- Až po kontrole testovacieho e-mailu odporúčame e-mailové správy zaslať hromadne - urobiť tak možno pomocou sprievodcu Hromadne odoslať správy (dostupný pomocou tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke). Správu je pritom možné hromadne odoslať ihneď, prípadne s určitým oneskorením. Po stlačení tlačidla Dokončiť v uvedenom sprievodcovi sa vygenerujú správy podľa daného konceptu hromadnej správy. Následne sa pomocou automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov postupne odošlú.
- E-mailové správy vytvorené (vygenerované) pomocou hromadného mailingu (kampaní) sa evidujú v evidencii E-mailové správy. Pri hromadnom odoslaní e-mailov sa vytvorené (vygenerované) e-mailové správy pre všetkých príjemcov (adresátov) uložia v tejto evidencii a následne sa pomocou SMTP servera fyzicky odošlú. Na základe toho je možné spätne overiť, či bola správa danému adresátovi odoslaná.
Obrázok č. 1: Úprava konceptu hromadnej správy
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Odoslať testovaciu správu
Pomocou tohto sprievodcu je možné otestovať hromadnú správu, t. j. zaslať skúšobný e-mail (prípadne viac e-mailov) vybraným adresátom.
Hromadne odoslať správy
Pomocou tohto sprievodcu je možné hromadne zaslať správy vybraným adresátom podľa hromadnej správy (kampane). Hromadné odoslanie správ pozostáva z dvoch krokov - z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ a ich následného (alebo odloženého) zaslania jednotlivým príjemcom.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo
). Použiť možno aj funkciu
Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Zobraziť správy vybratej hromadnej správy
Zobrazí sa zoznam správ zvolenej hromadnej správy.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
- Pridať ďalších príjemcov je možné zadaním do poľa Ďalší príjemcovia - zadávajú sa e-mailové adresy, resp. telefónne čísla oddelené čiarkou a medzerou.
- V záložke Stav je možné sledovať počet vytvorených správ, počet príjemcov, počet odoslaných správ, stav odosielania a dátum a čas odoslania poslednej správy.
- Stlačením tlačidla OK sa koncept hromadnej správy (kampane) uloží - jednotlivé správy sa však ešte neodošlú. Namiesto toho vás program vyzve, či chcete pred odoslaním vytvorenú správu (jej obsah a dizajn) otestovať zaslaním na jednu alebo viac testovacích adries.
- Až po kontrole testovacieho e-mailu odporúčame e-mailové správy zaslať hromadne - urobiť tak možno pomocou sprievodcu Hromadne odoslať správy (dostupný pomocou tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke). Správu je pritom možné hromadne odoslať ihneď, prípadne s určitým oneskorením. Po stlačení tlačidla Dokončiť v uvedenom sprievodcovi sa vygenerujú správy podľa daného konceptu hromadnej správy. Následne sa pomocou automatickej úlohy Automatické odosielanie e-mailov postupne odošlú.
Obrázok č. 1: Úprava konceptu hromadnej správy
Dostupné možnosti
Ďalšie možnosti práce so záznamami sú dostupné po stlačení tlačidla Možnosti, prípadne v kontextovej ponuke tabuľky záznamov.
Odoslať testovaciu správu
Pomocou tohto sprievodcu je možné otestovať hromadnú správu, t. j. zaslať skúšobný e-mail (prípadne viac e-mailov) vybraným adresátom.
Hromadne odoslať správy
Pomocou tohto sprievodcu je možné hromadne zaslať správy vybraným adresátom podľa hromadnej správy (kampane). Hromadné odoslanie správ pozostáva z dvoch krokov - z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ a ich následného (alebo odloženého) zaslania jednotlivým príjemcom.
Zobraziť prílohy
Výberom možnosti sa otvorí formulár, v ktorom možno pridať dokument alebo obrázok (tlačidlo
). Použiť možno aj funkciu
Drag&Drop, prípadne prílohu oskenovať. Viac informácií získate v téme
Práca s prílohami.
Zobraziť správy vybratej hromadnej správy
Zobrazí sa zoznam správ zvolenej hromadnej správy.
XML komunikácia - export údajov
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje exportovať údaje z tejto evidencie do súboru typu XML. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
XML komunikácia - import dokladu
Otvorí sa sprievodca, ktorý umožňuje importovať údaje zo súboru typu XML do tejto evidencie. Viac informácií získate v téme
Všeobecne o XML komunikácii.
Príbuzné témy
