Ako hromadne zaslať výplatné pásky e-mailom?

V predchádzajúcich verziách účtovného systému OBERON bolo možné zaslať výplatnú pásku len jednotlivo (každému zamestnancovi zvlášť). Túto funkciu využívali hlavne firmy s nízkym počtom zamestnancov. S rastúcim počtom zamestnancov sa však celý proces odosielania výplatných pások predlžoval a mohol spôsobovať istý diskomfort.

Od verzie Júl/2018 pribudla v OBERON-e možnosť posielať výplatné pásky e-mailom hromadne. Podmienkou je, aby sa v evidencii pracovníkov zadala e-mailová adresa každému pracovníkovi (prípadne aj heslo na prístup k výplatnej páske). Po mesačnej uzávierke miezd je potom možné pomocou sprievodcu Hromadné zaslanie výplatných pások hromadne vytvoriť a zaslať e-maily spolu s výplatnými páskami.

Elektronické zasielanie výplatných pások

Podľa § 130, ods. 5 Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný zamestnancovi vydať výplatnú pásku. Tá sa poskytuje v písomnej forme, ak sa zamestnávateľ so zamestnancom nedohodnú na jej zasielaní elektronickými prostriedkami. V tom prípade môže zamestnávateľ výplatnú pásku posielať zamestnancovi na jeho e-mailovú adresu. Vtedy ako doklad o prevzatí výplatnej pásky slúži práve odoslaný e-mail, ktorý zamestnávateľ archivuje s cieľom preukázania vydania výplatnej pásky. Pri doručovaní elektronickými prostriedkami musí zamestnávateľ zabezpečiť ochranu osobných údajov, čo je možné zašifrovaním (zaheslovaním) výplatnej pásky.

Nastavenie zasielania výplatných pások

1. Pri malom počte pracovníkov (do 10) je možné využívať aj bežný poštový klient (Outlook, Thundebird a pod.). Pri väčšom počte pracovníkov (viac ako 10) je však potrebné nastaviť poštový klient Webmail (SMTP Server). Viac informácií je možné získať v téme Pomocníka Poštový klient.

Obrázok č. 1: Nastavenie poštového klienta

1. Na správne zasielanie výplatných pások je potrebné, aby pracovník mal zadanú e-mailovú adresu (prípadne aj heslo na zašifrovanie výplatnej pásky). Heslo bude pracovník používať pri otváraní svojej výplatnej pásky. Odporúčame zadávať heslo s dĺžkou niekoľkých znakov z dôvodu jednoduchosti jeho zadávania pri otváraní PDF dokumentu. E-mailová adresa a heslo sa zadávajú v ponuke Mzdy, Pracovníci, záložka Kontakty (Formulár Pracovník). Heslo je potrebné odovzdať pracovníkovi, na čo slúži tlačový výstup Protokol o prevzatí prihlasovacích údajov.

Obrázok č. 2: Formulár Pracovník

Obrázok č. 3: Protokol o prevzatí prihlasovacích údajov

Hromadné zasielanie výplatných pások pracovníkom

1. Aby bolo možné výplatné pásky zaslať, je potrebné, aby boli spracované mzdy a bola vykonaná mesačná uzávierka miezd.
2. Funkcia Hromadné zaslanie výplatných pások je dostupná z ponuky Mzdy, Tvorba miezd, tlačidlo Možnosti. Tu je potrebné vybrať možnosť Hromadné zaslanie výplatných pások.

Obrázok č. 4: Spustenie sprievodcu hromadným zaslaním výplatných pások

1. Otvorí sa sprievodca, v ktorom môžete vybrať prevádzku, prípadne tlačový výstup, ktorý sa použije.

Obrázok č. 5: Výber prevádzky a tlačového výstupu

1. V ďalšom kroku sprievodcu vyberte predlohu (šablónu) e-mailovej správy. Šablóna je vlastne preddefinovaný text e-mailovej správy, v prípade potreby je ju možné upraviť. Odporúčame zvoliť aj skrytú kópiu (napr. archiv@firma.sk) – pri použití typu poštového klienta Webmail (SMTP Server) skrytá kópia bude slúžiť ako doklad o zaslaní výplatnej pásky.

Obrázok č. 6: Výber predlohy e-mailu

1. Stlačením tlačidla Dokončiť  sa e-maily odošlú všetkým pracovníkom so zadanou e-mailovou adresou.

Obrázok č. 7: Priebeh odoslania výplatných pások

1. Pracovníkovi sa doručí e-mailová správa s výplatnou páskou v prílohe. Ak má zadané heslo, bude pri zobrazení prílohy (výplatnej pásky) vyzvaný na jeho zadanie.

Obrázok č. 8: Výzva na zadanie hesla pri otvorení výplatnej pásky