Fakturácia – tipy na prácu 1

Fakturácia v systéme OBERON nie je samostatným modulom, ale predstavuje prienik medzi modulmi Účtovníctvo a Skladová evidencia. V programe OBERON – Agenda firmy je vyčlenená do samostatnej ponuky, aby s ňou mohli pracovať tie účtovné jednotky, ktoré vedú účtovníctvo, ale nevedú skladovú evidenciu, ale zároveň aj tie účtovné jednotky, ktoré vedú skladovú evidenciu, ale nevedú účtovníctvo.

Na uľahčenie práce s fakturáciou systém OBERON obsahuje celý rad zaujímavých funkcií a vlastností. V tomto článku by sme vám chceli predstaviť prvú časť zaujímavých tipov, ktoré môžu urobiť prácu s fakturáciou ešte efektívnejšou.

1. Ako rýchlo zadať obchodného partnera?

Vo formulári Obchodný partner, ale aj pri vytváraní novej faktúry (pohľadávky, záväzku) alebo iného dokladu (objednávky, príjemky…) je možné obchodného partnera vyhľadať na internete priamo zo systému OBERON, a to podľa názvu alebo čísla IČO. Podmienkou je, samozrejme, pripojenie počítača k internetu.

Po zadaní názvu alebo čísla IČO stlačte príslušnú klávesovú skratku (pri názve F2, pri čísle IČO Shift+F2) alebo tlačidlo Stiahnuť so symbolom zemegule so šípkou (F3), prípadne kliknite pravým tlačidlom myši do daného poľa a vyberte z kontextovej ponuky záznamov položku Vyhľadať na internete podľa názvu/podľa IČO. Funkcia sa pripojí k internetu a on-line vyhľadá obchodného partnera. Na vyhľadanie podľa názvu stačí zadať prvé štyri znaky názvu obchodného partnera.

Viac informácií získate v téme Vyhľadanie obchodného partnera podľa názvu alebo IČO.

2. Má nový odberateľ dlhy a nedoplatky voči štátu?

Na zníženie rizika neuhradenia vašich pohľadávok si môžete svojho nového odberateľa takzvane „preklepnúť“. Použiť na to možno funkciu systému OBERON On-line informácie o tržbách, zisku, dlhoch a nedoplatkoch prostredníctvom internetu. Údaje sa čerpajú na základe nastavenia prepojenia z webového portálu FinStat s.r.o. Ide o platenú službu, viac informácií získate v téme FinStat.

Funkcia je dostupná vo formulári Obchodný partner prostredníctvom tlačidla On-line info. Po jeho stlačení sa zobrazia informácie o dlhoch obchodného partnera voči Sociálnej poisťovni, finančnej správe, prípadne či je firma v reštrukturalizácii, v konkurze, alebo či už nezanikla. Po kliknutí na hypertextový odkaz sa zobrazia informácie o tržbách, zisku a ďalších finančných ukazovateľoch.

Informácie o obchodnom partnerovi je možné zobraziť aj pri tvorbe dokladov (pohľadávka, záväzok, výdajka…) stlačením pravého tlačidla myši v poli Názov, prípadne v evidencii Obchodní partneri po dvojkliku na číslo IČO daného obchodného partnera.

On-line informácie o tržbách, zisku, dlhoch a nedoplatkoch sú dostupné len na počítačoch pripojených na internet.

Viac informácií získate v téme On-line informácie o tržbách, zisku, dlhoch a nedoplatkoch.

3. Ako jednoducho overiť číslo IČ DPH obchodného partnera?

Ďalšou zaujímavou funkciou pre používateľov systému OBERON môže byť automatické overenie platnosti IČ DPH. Funkcia umožňuje overiť číslo IČ DPH obchodného partnera v registri platiteľov DPH v SR alebo v inom členskom štáte EÚ/Severnom Írsku.

V systéme OBERON je možné overiť číslo IČ DPH pri konkrétnom obchodnom partnerovi (vo formulári Obchodný partner) alebo hromadne v evidencii obchodných partnerov (tlačidlo Možnosti). Overiť číslo IČ DPH je však možné aj pri každom doklade (pohľadávka, záväzok, výdajka, príjemka…) a pri tvorbe kontrolného výkazu DPH.

Overenie čísla IČ DPH v systéme OBERON využíva databázu uloženú na serveroch firmy EXALOGIC. Databáza sa aktualizuje z databázy finančnej správy každý deň, informácie sú preto vždy aktuálne.

Automatické overenie čísla IČ DPH je dostupné len na počítačoch pripojených na internet.

Viac informácií získate v téme Automatické overenie IČ DPH na internete.

4. Ako automaticky overiť bankové účty dodávateľov – platiteľov DPH?

Okrem automatického overovania čísla IČ DPH je v systéme OBERON dostupná aj funkcia automatického overenia bankových účtov dodávateľov – platiteľov DPH (obchodných partnerov).

Funkcia je dostupná z viacerých miest v programe:

• z formulára Záväzok po stlačení tlačidla s otáznikom vedľa poľa Číslo bankového účtu,
• z formulára Obchodný partner, záložka Účty po stlačení tlačidla s otáznikom vedľa poľa IBAN,
• z kníh Príkazy na úhradu a Stále platby, tlačidlo Nový – po stlačení tlačidla s otáznikom pri poli Číslo účtu príjemcu (IBAN).

Ďalšie informácie získate v téme Automatické overenie bankových účtov dodávateľov.

5. Ako jednoducho zmeniť dátum dokladu?

Pri tvorbe dokladov, tak ako aj pri vytváraní záznamov v ostatných evidenciách systému OBERON, je možné dátum dokladu zmeniť veľmi rýchlo a jednoducho – pomocou tlačidiel:

• plus (+) – zvýši dátum o jeden,
• mínus (-) – zníži dátum o jeden,
• hviezdička (*) – nastaví aktuálny (dnešný) dátum.

6. Aktívna bunka uľahčuje prácu

V jednotlivých evidenciách systému OBERON sa v tabuľke záznamov (dokladov) môžu nachádzať tzv. aktívne bunky. V ľavom hornom rohu sú označené malým trojuholníkom. Po dvojitom kliknutí myšou na aktívnu bunku sa otvorí príslušná evidencia, napr. v Knihe pohľadávok dvojklikom na bunku v stĺpci Zaúčtovanie sa otvorí účtovný/peňažný denník so zaúčtovaním danej faktúry, dvojklik na bunku v stĺpci Dátum DPH otvorí daný doklad v Knihe evidencie DPH.

7. Vzhľad evidencie si môžete upraviť

Vzhľad jednotlivých evidencií v systéme OBERON možno prispôsobiť potrebám danej účtovnej jednotky. Možné je zmeniť veľkosť písma záznamov aj farbu pozadia danej evidencie (pomocou tlačidla Vlastnosti, záložka Vzhľad). Poradie stĺpcov v evidencii možno upraviť pomocou funkcie drag and drop (potiahni a pusť). Kliknutím na názov stĺpca je možné zmeniť triedenie záznamov. Po stlačení pravého tlačidla myši sa zobrazí kontextová ponuka, v ktorej sú dostupné ďalšie možnosti práce s tabuľkou záznamov (napr. nastavenie predvoleného triedenia či poradia stĺpcov).

8. Ako opraviť už zaúčtovanú faktúru?

Koncepcia systému OBERON je postavená tak, aby sa v čo najväčšej miere minimalizoval počet chýb, ktorých sa môžu jeho používatelia potenciálne dopustiť. Táto koncepcia núti používateľov, aby pri opravách dokladov v účtovných knihách dodržali niektoré pevne dané postupy.

Z tohto dôvodu nie je napr. dovolené v knihe pohľadávok alebo v knihe záväzkov opravovať faktúry, ak sú už zaúčtované v účtovnom/peňažnom denníku, a to ani v prípade, že ide o čiastočné zaúčtovanie týchto faktúr.

Aby bolo možné opraviť údaje v takýchto faktúrach, je potrebné najskôr zrušiť ich zaúčtovanie v účtovnom/peňažnom denníku. Následne bude možné tieto faktúry opraviť a opätovne zaúčtovať.

Zrušiť zaúčtovanie faktúry v účtovnom/peňažnom denníku je možné jednoduchým vymazaním príslušného záznamu z denníka. Postupovať je však možné aj inak – len zrušením väzby na daný doklad (funkcia Zrušiť väzbu na knihu pohľadávok alebo záväzkov pod tlačidlom Možnosti alebo v kontextovej ponuke po kliknutí pravým tlačidlom myši do poľa Interný doklad). Ak sa suma faktúry po jej úprave nezmení,  funkciou Opätovne vytvoriť väzbu na knihu... sa prepojenie s faktúrou obnoví.

Viac informácií získate v téme Oprava zaúčtovanej faktúry.

9. Kopírovanie záznamov

V systéme OBERON je možné kopírovať záznamy v jednotlivých evidenciách (kniha pohľadávok, kniha záväzkov atď.) štandardnými klávesovými skratkami CTRL+C a CTRL+V. V evidencii, z ktorej chcete záznam skopírovať, sa nastavte na daný záznam a naraz stlačte klávesy CTRL a C, prípadne stlačte pravé tlačidlo myši a vyberte možnosť Kopírovať záznam. Následne stlačte kombináciu klávesov CTRL+V v evidencii, do ktorej chcete daný záznam skopírovať.

Ak si spustíte OBERON druhýkrát (dve súčasne spustené inštancie), kopírovať záznamy je možné aj z predchádzajúceho účtovného obdobia, prípadne aj z inej firmy (databázy).

10. Ako jednoducho vyplniť údaje vo faktúre?

Na zjednodušenie a zrýchlenie vypĺňania faktúr, ale aj iných dokladov je možné v systéme OBERON použiť šablóny.

Šablóna obsahuje vybrané atribúty formulára (napr. Typ dokladu, Typ DPH atď.) a umožňuje im preddefinovať hodnoty. Následne pri výbere tejto šablóny vo formulári program automaticky vyplní dané atribúty (polia) podľa predefinovaných hodnôt uložených v šablóne.

Používanie šablón je veľmi jednoduché a rýchle a to isté platí aj pre vytvorenie šablóny. Najjednoduchším spôsobom je jej uloženie po zadaní daných hodnôt vo formulári, prípadne skopírovanie a úprava už existujúcej šablóny.

Viac informácií získate v téme Šablóny.