Odosielajte e-maily a SMS hromadne

Od verzie Október/2020 pribudla v systéme OBERON (modul CRM a registratúra) novinka – možnosť hromadného mailingu, t. j. hromadného zasielania e-mailových, ale aj SMS správ. Čo táto nová funkcia zahŕňa, v akých situáciách ju možno využiť, kde vykonať príslušné nastavenia, ako zostaviť zoznam príjemcov správy, vytvoriť koncept a napokon odoslať samotnú hromadnú správu sa pokúša v stručnom prehľade zhrnúť tento článok.

Hromadný mailing

Systém OBERON umožňuje odosielať e-mailové správy hromadne, t. j. veľkému počtu príjemcov (stovkám až tisícom adresátov). Typickými príkladmi, keď je potrebné odoslať hromadnú správu, sú rôzne reklamné kampane, informovania o nových produktoch, pripravovaných stretnutiach a podujatiach alebo o rôznych zmenách (napr. adresy sídla firmy, kontaktných údajov a pod.).

Vytvorením hromadnej správy (kampane) rozumieme najmä vytvorenie obsahu správy na zaslanie (na základe predlohy alebo priamo) a určenie adresátov (príjemcov). Hromadná správa (kampaň) bude slúžiť ako koncept e-mailovej, ktorá sa následne rozošle všetkým určeným príjemcom.

Obrázok č. 1: Úprava konceptu hromadnej správy – pozvánka na školenie

Samotné odoslanie správy pozostáva z dvoch krokov – z hromadného vytvorenia (vygenerovania) jednotlivých správ jednotlivým príjemcom a ich následného (alebo odloženého) fyzického odoslania.

Nastavenia

Z technického hľadiska na odoslanie e-mailových správ účtovná jednotka spravidla používa SMTP server svojho poskytovateľa webhostingu (e-mail hostingu). Na zasielanie e-mailových správ sa používajú automatické úlohy v programe OBERON Center, ktoré budú vytvorené správy fyzicky odosielať.

Na odosielanie správ je potrebné zvoliť vhodný počítač, najčastejšie databázový server, na ktorom sa automatická úloha nakonfiguruje. Výhodou použitia vlastného SMTP servera je skutočnosť, že nie je nutné používať softvér tretej strany, čím je možné ušetriť nemalé finančné prostriedky.

Aby váš SMTP server nebol pre väčší počet zasielaných e-mailových správ zaradený na tzv. blacklist (čiernu listinu), je možné automatické odosielanie e-mailov obmedziť v počte zasielaných správ za určitý časový úsek (100 e-mailov za hodinu až 3 000 e-mailov za hodinu).

Obrázok č. 2: Koncept hromadnej e-mailovej správy – informovanie o novinkách a aktualitách

Zostavenie zoznamu príjemcov

Pred samotným hromadným zaslaním e-mailových správ je potrebné v programe OBERON – Agenda firmy do evidencie Zoznam príjemcov správ (ponuka CRM) zadať príjemcov (adresátov) správ spolu s ich e-mailovými adresami. Zadať ich možno buď manuálne, alebo hromadným importom. Takýto import je možné vykonať z XML súboru, prípadne z iných evidencií OBERON-u, najčastejšie z evidencie obchodných partnerov alebo pracovníkov (zamestnancov).

Vytvorenie a odoslanie správy

Hromadné e-mailové správy sa vytvárajú v ponuke CRM, Hromadné správy (kampane) v programe OBERON – Agenda firmy. Koncept správy je možné vytvoriť podľa niektorej z predlôh alebo priamo od základu, pričom je k nej v prípade potreby možné pripojiť prílohu. V prípade potreby zložitejších dizajnových úprav je vzhľad správy možné vytvoriť v ľubovoľnom html editore a následne ho vložiť ako html kód (Ctrl C/Ctrl V) do konceptu správy.

Obrázok č. 3: Zoznam preddefinovaných predlôh hromadných správ

Pred samotným odoslaním hromadnej správy program ešte ponúka možnosť skontrolovať jej obsah a vzhľad zaslaním na jednu alebo viac testovacích adries.

Správu je možné hromadne odoslať ihneď, prípadne s určitým oneskorením. Po stlačení tlačidla Dokončiť v príslušnom sprievodcovi sa vygenerujú správy podľa daného konceptu hromadnej správy. Následne sa pomocou automatickej úlohy v programe OBERON Center postupne odošlú.

SMS správy

V rámci hromadného mailingu je okrem e-mailových správ možné hromadne zasielať aj SMS správy. Ide, samozrejme, len o zasielanie krátkych textových správ bez obrázkov a príloh. Na ich zasielanie sa v programe OBERON Center používa osobitná automatická úloha Posielanie SMS správ cez www.eurosms.sk.

Viac informácií o hromadnom zasielaní e-mailových a SMS správ je dispozícii v príslušných témach Pomocníka OBERON.