S firmou v oblakoch

V závislosti od veľkosti účtovnej jednotky z hľadiska počtu používaných počítačov, štruktúry prevádzky a výberu databázového prostredia je možné OBERON používať v rôznych variantoch prístupu (pripojenia) k dátam. Možnosti sú široké, determinované sú len možnosťami a potrebami danej prevádzky. Jedným z dostupných variantov použitia vhodným pre vybraný okruh firiem je umiestnenie databázy mimo lokálnej počítačovej siete do tzv. cloudu. Aké sú výhody takéhoto riešenia a pre ktoré účtovné jednotky je vhodné? Odpovede na tieto i ďalšie otázky prinášame v stručnom prehľade v tomto článku.

Cloudové riešenia

Slovom cloud (angl. oblak, mrak) sa v počítačovej terminológii označuje priestor na uloženie najrozmanitejších dát (fotografie, hudba, dokumenty, digitálne súbory) dostupných odkiaľkoľvek a kedykoľvek prostredníctvom internetu. Pojem sa často nesprávne zamieňa so slovným spojením cloud computing, ktorý označuje na internete založený model vývoja a používania počítačových technológií.

V každom prípade cloudové riešenia, resp. služby môžeme chápať ako spôsob úschovy dát a poskytovania webových služieb alebo programov uložených na serveroch mimo firmy. Služby a programy sú pritom dostupné on-line, a to pomocou webového prehliadača alebo aplikácie. V prípade použitia cloudu tak nie je potrebná vlastná počítačová infraštruktúra firmy – službu spravuje jej poskytovateľ.

Dobrým príkladom cloudových služieb sú internetové bankovníctvo alebo e-mailové služby či online úložisko dát. Pretože vo všetkých uvedených prípadoch sú dáta umiestnené v cloude (na serveroch na internete), pomocou rôznych zariadení (počítače, smartfóny, tablety…) sú prístupné prakticky odvšadiaľ, kde je k dispozícii internetové pripojenie.

V prípade OBERON-u typickým príkladom využitia cloudu je účtovná jednotka s viacerými prevádzkami, ktoré z akéhokoľvek dôvodu potrebujú mať svoje dáta dostupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek. V prípade rozhodnutia pre cloudové riešenie všetky prevádzky začnú používať tú istú databázu, ku ktorej získajú prístup kdekoľvek, kde sa pripoja k internetu.

Výhody cloudových služieb

Umiestnenie databázy do cloudu môže priniesť používateľom OBERON-u celý rad výhod, z ktorých niektoré sme načrtli už v predchádzajúcich častiach článku. V tejto časti ich predstavíme podrobnejšie.

Neobmedzený prístup k databáze

Nepretržitý prístup (24/7) k tej istej databáze odkiaľkoľvek je jedným z kľúčových benefitov cloudu. Dostupnosť svojich údajov získate nielen zo všetkých svojich prevádzok, ale aj z domu, z vlaku, auta, dovolenky v zahraničí alebo z ktoréhokoľvek iného miesta na svete, kde je internetové pripojenie.

Vďaka cloudu nebudú potrebné už žiadne neraz ťažkopádne transporty alebo exporty a importy údajov. Významnou výhodou môže byť prístup externého účtovníka k údajom firmy (napr. v prípade drobného živnostníka).

Zníženie nákladov

Keďže v prípade použitia cloudovej architektúry spravovanej poskytovateľom služby servery nie sú fyzicky umiestnené vo firme, nie je potrebné sa starať o ich prevádzku. Jedným z priamych benefitov je tak úspora často nemalých finančných prostriedkov spojených so správou vlastnej počítačovej infraštruktúry. To zahŕňa nielen výdavky na priestory a energie, ale aj napr. mzdové náklady na človeka zodpovedného za správu lokálnej počítačovej siete, resp. servera.

Flexibilita

Ďalšou výhodou cloudu je, že umožňuje pružne reagovať na zmeny vo firme – firma môže napríklad operatívne poskytnúť dočasný, prípadne trvalý prístup do databázy aj ďalším osobám (pri vzniku novej prevádzky a pod.).

Aktualizácia

Samozrejmým benefitom pre používateľa je možnosť vždy využívať najnovšiu verziu softvéru, pričom sa používateľ môže sám rozhodnúť, či a kedy softvér aktualizuje na poslednú verziu. Pri cloude navyše nie je potrebná fyzická inštalácia aktualizácie vo firme, bežná pri klasickej architektúre vlastného dátového úložiska. Celý proces je možné jednoducho zvládnuť pomocou automatickej databázovej aktualizácie.

OBERON Data Cloud

Pre okruh účtovných jednotiek, ktoré uvažujú nad cloudovým riešením, firma EXALOGIC ponúka službu OBERON Data Cloud. V spolupráci s firmou ENGINE Slovakia pripravila potrebnú konfiguráciu na prácu na MySQL (MariaDB) databázach umiestnených na serveroch tejto spoľahlivej firmy.

Pre koho je služba určená

Služba je určená pre firmy, ktoré majú viac prevádzok alebo potrebujú z akéhokoľvek iného dôvodu mať svoje dáta dostupné odkiaľkoľvek. Za veľmi prijateľný mesačný paušál používatelia OBERON-u môžu získať pripojenie na server MySQL s pripravenou konfiguráciou databázy do veľkosti 3 GB. Túto kapacitu je, samozrejme, možné podľa potrieb zvýšiť na požadovanú veľkosť.

Servery ENGINE majú konektivitu 1 Gbit/s do siete internet (ktorá sa tiež môže v prípade potreby kedykoľvek navýšiť na dvojnásobok prenosovej kapacity) a sú umiestnené a zabezpečené v certifikovanom dátovom centre TIER 3. Databázy sa pravidelne zálohujú 1-krát denne v nočných hodinách počas 14 dní. Prístup k týmto zálohám je možné získať prostredníctvom zákazníckej linky spoločnosti ENGINE.

Používatelia svoju databázu môžu bez problémov kedykoľvek migrovať z formátu Microsoft Access do databázového systému MySQL priamo v programe OBERON – Agenda firmy. Zmena databázy nevyžaduje žiadne ďalšie úpravy nastavení. Veľmi jednoduché je aj nastavenie pripojenia k serveru MySQL.

Možné riziká

Pri rozhodovaní pre niektorú z cloudových platforiem je potrebné mať na pamäti potrebu stabilného internetového pripojenia. Z tohto hľadiska sú niektoré prevádzky na použitie cloudového riešenia nevhodné (napr. reštauračné prevádzky, ktoré pracujú s otvorenými účtami a pod.).

S presunom firmy do cloudu sa prirodzene spájajú obavy o ochranu dát či strach zo straty plnej kontroly nad svojimi údajmi. Iným rizikom môže byť náročnosť zmeny poskytovateľa cloudových služieb v prípade, že sa používateľ pre takúto zmenu rozhodne. Aj z týchto dôvodov je potrebné venovať náležitú pozornosť výberu bezpečnej a overenej cloudovej platformy.

Nezanedbateľnou je aj potreba starostlivého vedenia evidencie používateľov programu v OBERON-e vrátane prístupových hesiel. Dôležité je to najmä s ohľadom na prevenciu možného prístupu do databázy tými používateľmi, ktorí už vo firme nepracujú a mohli by napr. úmyselne poškodiť dáta účtovnej jednotky.