Majte prehľad o dochádzke pracovníkov

Mnoho malých firiem v súčasnosti stále eviduje dochádzku svojich zamestnancov na hárku papiera či v zošite alebo si len jednoducho značí odpracované hodiny do kalendára. Ide o pretrvávajúcu prax napriek tomu, že evidencia príchodov a odchodov takýmto spôsobom je často nepresná a navyše aj ľahko zneužiteľná. Okrem toho, spracovanie takto zaznamenanej dochádzky je spravidla náročné na čas. Na druhej strane však evidencia dochádzky môže byť aj plne automatizovaná, presná a časovo nenáročná. A ak ste používateľom OBERON-u a máte zakúpenú licenciu na Mzdy, môžete ju mať úplne zadarmo.

V nasledujúcom prehľade uvádzame niekoľko dôvodov, pre ktoré sa oplatí zvážiť elektronickú evidenciu dochádzky v OBERON-e.

1. Splníte si zákonnú povinnosť
2. Získate presné údaje o príchodoch a odchodoch
3. Máte prehľad o dochádzke v reálnom čase
4. Získate automatické výpočty
5. Umožníte pracovníkom prístup k údajom
6. Plánujete pracovné zmeny a neprítomnosti
7. Používate jeden systém pre všetko
8. Môžete používať softvérový dochádzkový terminál v rámci ceny licencie

1. Splníte si zákonnú povinnosť

V praxi sa evidencia dochádzky často zamieňa s evidenciou pracovného času. Kým povinnosť viesť evidenciu dochádzky zákon nestanovuje, povinnosť vedenia evidencie pracovného času zamestnancov je jednou zo zákonných povinností zamestnávateľa. Evidencia pracovného času sa pritom musí viesť tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť. Nestačí teda zaznamenávať len odpracovaný čas alebo čas, v ktorom bol zamestnanec v pracovnej pohotovosti.

Okrem evidencie pracovného času je zamestnávateľ podľa § 99 Zákonníka práce povinný viesť evidenciu práce nadčas, evidenciu nočnej práce, evidenciu aktívnej časti pracovnej pohotovosti a evidenciu neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca.

Systém OBERON umožňuje vedenie evidencie tak dochádzky a pracovného času, ako aj ostatných zákonných evidencií.

Obrázok č. 1: Pracovný kalendár – zadanie absencie

2. Získate presné údaje o príchodoch a odchodoch

Poznáte to, pracovník príde do práce s 15-minútovým meškaním, ale do zošita s dochádzkou si zapíše príchod, ako keby prišiel načas. Elektronická dochádzka v OBERON-e takúto prax znemožňuje. Program jednoducho zaeviduje príchody a odchody tak, ako boli v skutočnosti zaznamenané na dochádzkovom termináli. Okrem toho je možné presne zaevidovať aj dĺžku prestávky v práci, prípadne evidovať rôzne iné neprítomnosti (odchod z firmy na vybavenie súkromných záležitostí, návštevu lekára a pod.).

Obrázok č. 2: Evidencia príchodov a odchodov

3. Máte prehľad o dochádzke v reálnom čase

Systém OBERON umožňuje zobrazovať priamo v programe formulár s aktuálnym prehľadom prítomných pracovníkov na pracovisku. Okrem toho je možné zistiť, ktorý zamestnanec je neprítomný (a aj z akého dôvodu). Prehľad pritom možno zostaviť aj spätne ku konkrétnemu dátumu a času – to umožňuje jednoducho a rýchlo zistiť, ktorí pracovníci boli v danom čase na pracovisku. V prípade používania prevádzok možno jednotlivých pracovníkov zobraziť podľa príslušnosti k prevádzke. 

Obrázok č. 3: Formulár Prítomní pracovníci

Navyše, o tom, že zamestnanec neprišiel do práce, môže byť zodpovedný pracovník alebo majiteľ prevádzky automaticky informovaný formou e-mailovej alebo SMS správy.

Obrázok č. 4: SMS a e-mailová notifikácia o meškajúcom pracovníkovi

4. Získate automatické výpočty

V prípade viaczmennej prevádzky je manuálny výpočet odpracovaných hodín, hodín v nočnej zmene, odpracovaných sobôt a nedieľ často veľmi časovo náročný, komplikovaný, a tak vystavený zvýšenej chybovosti. Elektronické spracovanie dochádzky tieto výpočty hravo zvládne, čím zodpovednému pracovníkovi ušetrí čas a zamestnávateľovi peniaze.

Dochádzka je prepojená so mzdovým systémom, vďaka čomu nie je potrebné realizovať exporty/importy z dochádzky do mzdového programu. Zamestnancom sa automaticky vypočítavajú príplatky za sobotu, nedeľu a prácu nadčas.

Okrem toho je k dispozícii množstvo tlačových výstupov nielen na výpočet miezd, ale určených aj pre pracovníkov, napr. zamestnancovi je možné zaslať e-mailom plán práce (kedy má pracovať), či odpracované hodiny (kedy pracoval).

5. Umožníte pracovníkom prístup k údajom

Dochádzka evidovaná v zošite často zostáva ukrytá pred zamestnancami niekde v kancelárii u vedúcich pracovníkov. Pokiaľ chce zamestnanec zistiť, koľko hodín za daný mesiac odpracoval, nemôže tak urobiť sám, ale musí osloviť vedúceho pracovníka, aby mu túto informáciu poskytol. Okrem toho, pri papierovej evidencii dochádzky je po jej ručnom spracovaní potrebné podklady pre mzdy odovzdať mzdovej účtovníčke.

Pri elektronickej evidencii dochádzky v OBERON-e pracovníci môžu sledovať stav odpracovaných hodín v aktuálnom mesiaci priebežne, pričom majú k dispozícii aj ďalšie informácie (napr. prehľad o aktuálnom zostatku dovolenky). Okrem toho si môžu kedykoľvek sami zadať neprítomnosť – či už plánujú dovolenku, návštevu lekára a pod.

6. Plánujete pracovné zmeny a neprítomnosti

Okrem samotnej elektronickej evidencie dochádzky systém OBERON umožňuje aj plánovanie pracovných zmien pracovníkov, dovolenky, služobných ciest, návštev lekára či ďalších neprítomností. Papierové plánovanie zvlášť pri viaczmenných prevádzkach (gastroprevádzky, obchod, výroba) je dnes už zastarané. Elektronická evidencia dochádzky prináša komfort práce, prehľadnosť, dostupnosť údajov, pričom naplánované pracovné zmeny slúžia aj ako podklady pre spracovanie miezd, napríklad preplatenie sviatku v prípade, keď mal pracovník pracovať.

Obrázok č. 5: Rozpis pracovných zmien pracovníkov

7. Používate jeden systém pre všetko

Používate na evidenciu dochádzky jeden systém (aj papierová evidencia je systém ), mzdová účtovníčka na spracovanie miezd druhý systém a účtovníčka účtuje v treťom systéme? Najjednoduchšie je mať všetko „pod jednou strechou“. OBERON vám ponúka komplexné riešenie „all in one“ – dochádzku, mzdy, účtovníctvo, sklad, CRM atď. – všetko v jednom balíku.

Navyše, okrem softvéru na evidenciu dochádzky môžete získať aj hardvérový dochádzkový terminál EXALOGIC A-C071S za bezkonkurenčnú cenu 220 € s DPH. Dochádzkový systém však môžete používať aj bez dochádzkového terminálu, keď spolu s pracovným plánom môžete jednotlivým pracovníkom vygenerovať aj dochádzku (zároveň s prestávkou) a splniť si tak jednu zo zákonných povinností.

Prejsť na stránku e-shopu a pozrieť si dochádzkový terminál EXALOGIC A-C071S môžete kliknutím na tento odkaz. V cene zariadenia je teraz aj 5 ks RFID kľúčeniek 125 kHz zdarma.

8. Môžete používať softvérový dochádzkový terminál v rámci ceny licencie

V prípade, že nechcete evidovať dochádzku na hardvérovom dochádzkovom termináli, v programe je v rámci ceny licencie dostupný softvérový dochádzkový terminál. Ten možno používať dvojakým spôsobom: buď ako výhradne spustenú aplikáciu na vyhradenom hardvérovom zariadení (počítač, tablet), alebo v rámci individuálnej evidencie dochádzky pracovníkov na ich vlastných počítačoch, napr. pri práci z domu (homeoffice). Softvérový dochádzkový terminál vám môže dobre poslúžiť aj pri prvotnom zoznámení sa s dochádzkou v OBERON-e na otestovanie jej funkcií.

Obrázok č. 6: Softvérový dochádzkový terminál OBERON

Cena za dochádzkový systém

Cena za dochádzkový systém je štandardne zahrnutá do ceny za modul Mzdy a dochádzka. Za dochádzkový systém tak navyše nezaplatíte ani euro. Stačí si len zabezpečiť dochádzkový terminál (hardvérový terminál EXALOGIC A-C071S alebo softvérový terminál).

Ďalšie informácie o dochádzkovom systéme v OBERON-e získate v príslušných témach Pomocníka OBERON.