Fakturácia – tipy na prácu 2

V predchádzajúcom článku sme pripomenuli niekoľko zaujímavých tipov na prácu s fakturáciou v moduloch Účtovníctvo a Skladová evidencia. Používatelia systému OBERON sa tak mohli napríklad dozvedieť, ako rýchlo a jednoducho vyhľadať obchodného partnera na internete, ako zistiť, či nový odberateľ nemá dlhy a nedoplatky voči štátu, ako overiť číslo IČ DPH obchodného partnera, prípadne bankové účty dodávateľov – platiteľov DPH, ale aj ďalšie praktické informácie.

V tomto článku nadväzujeme na predchádzajúci prehľad a používateľom systému OBERON prinášame ďalšie zaujímavé tipy na prácu s fakturáciou.

1. Používajte logo na vizuálnu prezentáciu firmy

Doklady ako faktúry, dodacie listy, cenové ponuky, objednávky atď. sú dôležitou súčasťou firemnej prezentácie, preto by mali mať atraktívny a profesionálny vzhľad (vhodná grafická úprava, typ a farba písma podľa firemného logotypu atď.). Samozrejmou súčasťou vizuálnej prezentácie firmy by malo byť logo uvádzané na dokladoch.

Systém OBERON umožňuje účtovnej jednotke (firme) priradiť logo, ktoré možno následne pridať na každý vystavený doklad (faktúru, cenovú ponuku, objednávku…).

Účtovnej jednotke, ktorá nepoužíva prevádzky, sa logo nastavuje v ponuke Firma, Údaje o firme, oddiel Logo.

V prípade, že firma používa prevádzky, samostatné logo možno nastaviť pre každú prevádzku, a to v ponuke Firma, Údaje o firme, oddiel Základné údaje. Pre centrálu sa logo v tomto prípade tiež nastavuje ako logo prevádzky. Následne sa na dokladoch budú tlačiť rozdielne logá v závislosti od zadanej prevádzky (napr. vo firme prevádzkujúcej hotel aj predajňu, kde hotel predstavuje centrálu).

Postup nastavenia loga nájdete v téme Logo na faktúre.

2. Ako pridať na faktúru podpis alebo pečiatku?

Okrem loga je možné na dokladoch (faktúra, dodací list, objednávka…) uvádzať aj firemnú pečiatku a podpis.

Podpis a pečiatka sa pridávajú jednotlivým používateľom, a to vo forme oskenovaných obrázkov. Následne sa budú automaticky tlačiť v dokladových formulároch.

Viac informácií získate v téme Ako pridať na faktúru podpis alebo pečiatku?

3. Môžem poslať faktúru e-mailom alebo upomienku SMS správou?

Zo systému OBERON-e je možné zasielať vystavené faktúry priamo na e-mailovú adresu obchodného partnera. Nie je tak potrebné faktúry zasielať klasickou poštou, či z externého poštového klienta.

Faktúra sa v systéme OBERON odosiela ako tlačová zostava vo formáte PDF z formulára Tlačové výstupy stlačením tlačidla E-mail, a to na e-mailovú adresu obchodného partnera z e-mailovej adresy účtovnej jednotky nastavenej v ponuke Údaje o firme. V prípade, že sú vykonané potrebné nastavenia, dokument sa aj automaticky elektronicky podpíše alebo sa naň pridá obrázok podpisu, resp. pečiatky.

Nevyhnutnou podmienkou na korektné odosielanie e-mailových správ v systéme OBERON je správne nastavenie poštového klienta. Ďalšie informácie získate v téme Ako poslať faktúru e-mailom?

Okrem odosielania e-mailových správ je možné zo systému OBERON zasielať aj SMS správy. Napr. v Knihe pohľadávok je možné zaslať SMS obchodnému partnerovi, ktorému je vystavená faktúra po lehote splatnosti. Zoznam vytvorených SMS správ je dostupný v ponuke CRM, SMS správy. V tejto evidencii je možné napríklad v prípade nedostupnosti mobilného telefónu prijímateľa overiť aj fyzické doručenie danej správy.

Zasielanie SMS správ je spoplatnená služba. Bližšie informácie získate v téme SMS správy.

4. Majte presný prehľad o prevzatom tovare

So systémom OBERON je možné používať digitálnu podpisovú podložku, ktorá umožňuje bezpapierové elektronické podpisovanie dokumentov. Napr. v stavebninách pri výdaji materiálu zákazník namiesto vytlačenej výdajky podpíše výdajku digitálne na podpisovej podložke.

Podpísaný dokument sa automaticky uloží ako príloha k danému záznamu v danej evidencii. Vďaka tomu je možné napr. pri výdaji tovaru elektronicky presne evidovať, kto a kedy daný tovar prevzal.

Viac informácií získate na tejto webovej stránke a v nasledujúcom videu:

Elektronické prílohy dokumentov sa automaticky stávajú súčasťou elektronického archívu. Prílohy možno kedykoľvek hromadne exportovať do adresára na disku počítača ako súbory vo formáte PDF.

5. Môžem vystaviť faktúru v cudzej mene a v cudzom jazyku?

V systéme OBERON je možné vystavovať a evidovať faktúry aj v cudzej mene a v cudzích jazykoch. Postup je analogický k štandardnému postupu vystavenia pohľadávky v Knihe pohľadávok, resp. zaevidovania záväzku v Knihe záväzkov. Rozdiel je v type dokladu – je potrebné zvoliť Faktúra v CM. V prípade, že sa táto položka v rozbaľovacom zozname nenachádza, je potrebné v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Všeobecné, záložka Základné povoliť prácu s cudzími menami. Cudzie meny sa nastavujú v ponuke Firma, Predvoľby, Cudzie meny. Ďalšie informácie získate v téme Vytvorenie faktúry v cudzej mene.

Faktúru v cudzej mene je možné vytlačiť aj v inom jazyku (jazyky je možné pridávať, prípadne upravovať pomocou Správcu doplnkov). Pred tlačou je potrebné vybrať jazyk, v ktorom chcete mať danú faktúru vytlačenú. V systéme OBERON je možné preložiť aj dáta (napr. názvy skladových položiek faktúry). Viac informácií získate v téme Jazykové verzie OBERON-u.

6. Vkladajte faktúry jednoducho pomocou Drag&Drop

Systém OBERON umožňuje veľmi jednoduché vkladanie príloh v rôznych formátoch do príslušných evidencií OBERON-u, a to pomocou funkcie Drag&Drop. Prílohy takto možno vkladať zo všetkých aplikácií, ktoré túto funkciu podporujú. V OBERON-e tak možno jednoduchým potiahnutím a pustením rýchlo priložiť k dokladu prílohy priamo z e-mailu, obrázky vyhľadané na internete (napr. pomocou vyhľadávača Google), ale aj dokumenty a obrázky z celého radu aplikácií podporovaných systémom Windows, ako sú Messenger, WhatsApp, Discord atď.

Uvedeným spôsobom si môžete uľahčiť aj vkladanie prijatých faktúr (záväzkov) vo formáte PDF zo svojej e-mailovej schránky do knihy záväzkov v OBERON-e:

Viac informácií získate v článku Vkladajte prílohy pomocou Drag&Drop!

7. Členenie dokladov zvyšuje prehľad

Predovšetkým pre väčšie účtovné jednotky s diverzifikovaným portfóliom môže byť užitočná funkcia Členenie dokladov (záznamov). Funkcia umožňuje členiť doklady (záznamy) do stromovej štruktúry podľa požiadaviek účtovnej jednotky na sledovanie svojich jednotlivých činností, stredísk, zákaziek, dodávaných produktov, služieb, prípadne ďalších sledovaných odvetví vo firme.

Členenie dokladov (záznamov) umožňuje účtovnej jednotke mať neustály prehľad o chode svojich činností (odvetví). Sumarizovanie ich výsledkov sa realizuje využívaním príslušných tlačových výstupov.

Členenie možno k dokladu priradiť v jednotlivých dokladových formulároch (pohľadávka, záväzok, výdajka, príjemka…) stlačením tlačidla s tromi bodkami pri poli Členenie v doplnkových údajoch.

Ďalšie informácie získate v téme Členenie.

8. Kredit limit znižuje riziko neuhradenia pohľadávok

Na zníženie rizika neuhradenia pohľadávok je možné v systéme OBERON nastaviť odberateľom tzv. kredit limit. Ide o objem neuhradených pohľadávok, ktorý je dodávateľ ochotný poskytnúť konkrétnemu odberateľovi (obchodnému partnerovi). Pomocou kredit limitu možno obmedziť výdaj materiálu (tovaru) zo skladu pre daného odberateľa, ak odberateľ kredit limit prekročil, prípadne ak dodávateľ voči odberateľovi eviduje pohľadávky po lehote splatnosti.

Viac informácií získate v téme Kredit limit.

9. Nastavte si upozornenia na neuhradené pohľadávky

Iným spôsobom, ako znížiť riziko neuhradenia vydaných faktúr zo strany odberateľov je nastavenie upozornenia na neuhradené pohľadávky pri vytváraní nových dokladov. Nastavenie je možné vykonať vo formulári Nastavenia – Používateľ – Sklad. Tu je možné nastaviť, aby sa pri tvorbe dokladu (faktúra, výdajka…) zobrazovalo upozornenie na neuhradené pohľadávky daného odberateľa v zóne udalostí, prípadne aj v samostatnom informačnom okne.

Vo formulári Nastavenia – Používateľ – Sklad je možné nastaviť aj zobrazovanie upozornenia nastaveného vo formulári Obchodný partner, záložka Iné (rôzne interné informácie, ktoré môžu byť užitočné pred vystavením faktúry danému obchodnému partnerovi, napr. o jeho platobnej disciplíne a pod.).

10. Používajte kalkulačku priamo v OBERON-e

Prácu s fakturáciou môže používateľom systému OBERON uľahčiť aj kalkulačka. Ide o nástroj (nie samostatnú aplikáciu), ktorý je integrálne prepojený priamo s príslušnými poľami programu.

Kalkulačka je dostupná v každom textovom poli, ktoré je určené na zadávanie čísel. Sú to napríklad polia na zadanie Množstva alebo Ceny v rôznych dokladoch (faktúrach, príjemkách, výdajkách a pod.). Dostupnými funkciami sú sčítanie (+), odčítanie (-), násobenie () a delenie (/). Tieto operácie je možné vykonávať tak s celými číselnými hodnotami, ako aj s hodnotami s desatinnou čiarkou.

Ak sa napríklad na sklad prijíma vážený tovar (zemiaky, citróny, korenie a pod.) v baleniach s rôznou váhou, pri zadávaní množstva v prijatej faktúre (príjemke) možno priamo v danom poli vypočítať celkové množstvo prijímaného tovaru. V prípade, že nakupujeme 45 kusov 2,5-kilogramových balení zemiakov, do poľa množstvo zadáme 45*2,5 a do faktúry (príjemky) sa pri presune kurzora do ďalšieho poľa automaticky doplní výsledný údaj (112,5 kg).

Podobne je možné postupovať napr. pri cenách. Ak je celková cena za tovar napríklad 92 € a nakupujeme 25 kg cesnaku, v príslušnom poli si ľahko vypočítame cenu za mernú jednotku – v tomto prípade 95/25=3,68 €.

11. Využívajte export a import údajov

Jedným zo spôsobov, ako exportovať údaje z OBERON-u alebo naopak, importovať do OBERON-u, je pomocou XML komunikácie, t. j. výmeny súborov vo formáte XML, v ktorom sú uložené prenášané údaje. Spravidla sa exportujú/importujú údaje dokladov ako faktúra, objednávka, výdajka a pod.

Výmena súborov XML môže prebiehať:

• v rámci jednej firmy (napr. pri viacerých pobočkách),
• medzi rôznymi účtovnými jednotkami používajúcimi OBERON,
• medzi rôznymi účtovnými jednotkami, ktoré používajú odlišné účtovné (skladové) softvéry.

XML komunikácia je dostupná priamo v evidenciách programu OBERON – Agenda firmy (Kniha pohľadávok, Kniha záväzkov, Príjemky, výdajky…) po stlačení tlačidla Možnosti.

V systéme OBERON je však možné nastaviť aj automatický XML export/import údajov, prípadne off-line transporty údajov (spravidla pri off-line pobočkovom režime).

Bližšie informácie aj o ďalších možnostiach importu a exportu XML súborov získate v téme Všeobecne o XML komunikácii.