Ako zmeniť sadzby DPH v OBERON-e?

V sérii posledných článkov vám priebežne prinášame dôležité informácie v súvislosti so schválenými konsolidačnými opatreniami a zmenou sadzieb DPH, ktorá má nadobudnúť účinnosť od 1. januára 2025. V rámci konsolidačného balíka ide o zmenu, ktorá sa dotkne všetkých používateľov OBERON-u, ktorí sú platiteľmi DPH, bez výnimky. Kým časť z nich predáva tovary a služby len s jednou sadzbou DPH, druhá časť používateľov má v ponuke tovary a služby, ktoré sa po novom roku budú predávať s rôznymi sadzbami DPH. Pre obe tieto skupiny prinášame v tomto článku návody, ako majú postupovať pri zmene sadzieb DPH od 1. januára 2025.

Zmena sadzieb DPH v nastaveniach programu

Aby program mohol vôbec s novými sadzbami DPH pracovať, je potrebné, aby boli v programe nastavené. Postup nastavenia nových sadzieb DPH je dostupný v téme Pomocníka Zmena sadzby DPH.

Obrázok č. 1: Nastavenie sadzieb DPH v nastaveniach programu

Dobrou správou je, že vo verzii OBERON-u December/2024 nové sadzby DPH už nastavené sú, preto v tomto smere nie je potrebné vykonávať žiadne nastavenia. Nastavené sú, samozrejme, aj sadzby platné do konca roka 2024.

Obrázok č. 2: Nastavené nové sadzby DPH v OBERON-e od verzie December/2024

Skladové karty

Zmena sadzieb DPH: rovnaká sadzba (20 % -> 23 %)

Pre tých používateľov, ktorí aktuálne predávajú tovar a služby len so sadzbou DPH 20 %, bude zmena sadzieb o to jednoduchšia. Pre tento prípad program umožňuje vykonať zmenu sadzieb DPH na všetkých skladových kartách vo všetkých skladoch naraz, čo aj odporúčame. Na samotnú zmenu sadzieb DPH možno použiť funkciu Hromadná zmena sadzieb DPH dostupnú pod tlačidlom Možnosti.

Obrázok č. 3: Evidencia Skladové karty, tlačidlo Možnosti

Pri hromadnej zmene sadzieb DPH na skladových kartách môžete postupovať podľa nasledujúceho návodu:

1. Hromadná zmena sadzieb DPH je nevratný proces, preto pred jej spustením odporúčame vykonať zálohovanie údajov.
2. V programe OBERON – Agenda firmy otvorte evidenciu Skladové karty. Ak používate filtre, vypnite ich, aby ste mali načítané všetky skladové karty.
3. Stlačte tlačidlo Možnosti a zvoľte Hromadná zmena sadzieb DPH. V sprievodcovi nastavte hodnotu pôvodnej a novej sadzby DPH: pôvodná sadzba 20 %, nová sadzba 23 %.
   
4. Ak chcete zachovať pôvodnú predajnú cenu na skladovej karte, zvoľte Zachovať predajné ceny s DPH. Ak chcete predajné ceny zvýšiť, zvoľte Zachovať predajné ceny bez DPH. Na základe toho sa vypočítajú nové ceny s DPH. Nové ceny sa zaokrúhlia podľa nastavenia zaokrúhlenia na jednotlivých skladových kartách.
5. Ak nechcete zmeniť na skladových kartách aj sadzbu DPH pre nákup, ponechajte políčko Nastaviť aj sadzbu DPH pre nákup nezačiarknuté.
6. Ak používate registračné pokladnice v režime off-line (napr. EURO), zvoľte možnosť Automaticky nastaviť.
7. V nasledujúcom kroku zvoľte možnosť Všetky (vo všetkých skladoch).
8. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa na skladových kartách vykoná hromadná zmena sadzieb DPH.

Zmena sadzieb DPH: rôzne sadzby (20 % -> 23/19/5 %, 10 % -> 19/5 %)

Pre používateľov, ktorí predávajú tovar a služby s rôznymi sadzbami DPH, bude zmena o niečo náročnejšia na čas a pozornosť. Oproti predchádzajúcemu návodu bude potrebné najprv vyfiltrovať skladové karty a až potom vykonať zmenu sadzby na požadovanú hodnotu. Aj v tomto prípade možno na zmenu sadzieb DPH použiť funkciu Hromadná zmena sadzieb DPH.

Pri nízkom počte skladových kariet možno na vyfiltrovanie záznamov použiť funkciu Označovanie záznamov. Pri vyššom počte skladových kariet je vhodnejšie vytvorenie kategórií skladových kariet len na tento účel a priradenie skladových kariet do týchto kategórií. Napr. si vytvoríte kategóriu s názvom Sadzba z 10 % na 5 %. K nej priradíte len tie skladové karty s aktuálnou sadzbou DPH 10 %, ktorá sa má zmeniť na 5 %. Tie bude možné následne v zozname skladových kariet vyfiltrovať a vykonať na nich hromadnú zmenu sadzieb DPH.

Odporúčame vytvoriť kategórie skladových kariet a priradiť k nim skladové karty v dostatočnom časovom predstihu. Takto si budete môcť v pokoji predpripraviť zmenu sadzieb DPH vopred a vyhnúť sa zbytočnému stresu na prelome rokov. Vtedy už bude stačiť len vyfiltrovať príslušné skladové karty na základe kategórií a vykonať samotnú zmenu sadzieb DPH.

Celkovo môžete postupovať takto:

1. V dostatočnom časovom predstihu si vytvorte potrebné kategórie skladových kariet (na nasledujúcom obrázku sú vytvorené skladové karty pre všetky možnosti zmien sadzieb DPH, z nich si vyberte len tie, ktoré sa týkajú vašej účtovnej jednotky).
2. Ak prevádzkujete internetový obchod a zasielajú sa doň kategórie skladových kariet, nastavte na kategóriách príznak Nezasielať do internetového obchodu (toto nastavenie pribudlo v programe od verzie December/2024).
   

Ďalej možno pokračovať samotnou hromadnou zmenou sadzieb DPH podľa nasledujúceho návodu:

1. Hromadná zmena sadzieb DPH je nevratný proces, preto pred jej spustením odporúčame vykonať zálohovanie údajov.
2. V programe OBERON – Agenda firmy otvorte evidenciu Skladové karty. Ak používate filtre, vypnite ich, aby ste mali načítané všetky skladové karty.
3. Začnite tou zmenou sadzieb DPH, ktorá sa týka najvyššieho počtu skladových kariet, ktoré používate (my uvádzame príklad z 10 % na 5 %). Tieto skladové karty vyfiltrujte buď pomocou stromovej štruktúry, alebo stlačte tlačidlo Vlastnosti a v záložke Filtre nastavte a aktivujte (začiarknite) filter s podmienkou Kategória = Sadzba z 10 % na 5 %.
   
4. V evidencii Skladové karty skontrolujte vyfiltrované skladové karty a stlačte tlačidlo Možnosti. Zvoľte možnosť Hromadná zmena sadzieb DPH. V sprievodcovi nastavte hodnotu pôvodnej a novej sadzby DPH: pôvodná sadzba 10 %, nová sadzba 5 %.
   
5. Ak chcete zachovať pôvodnú predajnú cenu na skladovej karte, zvoľte možnosť Zachovať predajné ceny s DPH. Ak chcete predajné ceny zvýšiť, zvoľte Zachovať predajné ceny bez DPH. Na základe toho sa vypočítajú nové ceny s DPH. Nové ceny sa zaokrúhlia podľa nastavenia zaokrúhlenia na jednotlivých skladových kartách.
6. Ak nechcete zmeniť na skladových kartách aj sadzbu DPH pre nákup, ponechajte políčko Nastaviť aj sadzbu DPH pre nákup nezačiarknuté.
7. Ak používate registračné pokladnice v režime off-line (napr. EURO), zvoľte možnosť Automaticky nastaviť.
8. V nasledujúcom kroku zvoľte možnosť Aktuálne vybrané.
9. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa na vyfiltrovaných skladových kartách v zozname vykoná hromadná zmena sadzieb DPH.
10. Analogicky postupujte pri ďalších zmenách sadzieb DPH.

Zmena sadzieb DPH pre nákup

Spravidla v reštauračných prevádzkach (v odôvodnených prípadoch aj v iných) pri predaji položiek evidovaných ako jednoduché skladové karty (t. j. nie receptúry – napr. Arašidy, Chrumky a pod.) je možné na daných skladových kartách nastaviť okrem štandardnej sadzby DPH aj sadzbu DPH pre nákup (formulár Skladová karta, záložka Cena). Napr. skladová karta Chrumky arašidové 60 g bude mať nastavenú sadzbu DPH pre nákup 23 % a štandardnú sadzbu DPH pre výdaj 5 %. Na zobrazovanie sadzby DPH pre nákup je potrebné v ponuke Servis, Nastavenia programu, oddiel Firma, Sklad, záložka Skladové karty začiarknuť políčko Umožniť pracovať s dvoma sadzbami DPH (pre príjem a výdaj).

Obrázok č. 4: Sadzby DPH pre výdaj a nákup na skladovej karte

Na zmenu sadzieb DPH na nákup možno použiť buď funkciu Hromadná zmena sadzieb DPH, alebo funkciu Hromadné zmeny (Obrázok č. 5). Táto druhá funkcia umožňuje zmeniť sadzbu buď hromadnou zmenou na zadanú hodnotu, alebo spôsobom Nájsť a nahradiť. Ako sme uviedli vyššie, túto zmenu je potrebné vykonať len na jednoduchých skladových kartách, na skladových kartách typu receptúra vykonať túto zmenu nie je potrebné.

Obrázok č. 5: Sprievodca hromadnou zmenou sadzby DPH pre nákup

Ak budete vykonávať zmenu sadzieb DPH pre nákup na nové ešte pred koncom roka, pred samotnou zmenou sadzieb zmeňte spracovávané obdobie na 2025.

Pri zmene sadzieb pre nákup napr. z 20 % na 23 % môžete postupovať podľa nasledujúceho návodu:

1. V programe OBERON – Agenda firmy otvorte evidenciu Skladové karty. Pomocou funkcie Označovanie záznamov označte tie skladové karty, na ktorých chcete zmeniť sadzbu DPH pre nákup napr. na 23 %.
2. Stlačte tlačidlo Vlastnosti a v záložke Filtre nastavte filter s podmienkou Vybrať záznamy – Len označené. V evidencii Skladové karty skontrolujte vyfiltrované skladové karty, na ktorých chcete zmeniť sadzbu DPH pre nákup, a stlačte tlačidlo Možnosti.
3. Zvoľte možnosť Hromadné zmeny. V sprievodcovi zvoľte spôsob zmeny Nájsť a nahradiť, vyberte pole Sadzba DPH pre nákup a nastavte hodnotu pôvodnej (20 %) a novej sadzby DPH (23 %).
4. Po stlačení tlačidla Dokončiť sa na vyfiltrovaných kartách v zozname vykoná hromadná zmena sadzby DPH pre nákup.

Neskladové položky

V prípade, že účtovná jednotka používa vo vyššom počte neskladové položky, od verzie OBERON-u December/2024 aj pri týchto položkách možno vykonať zmenu sadzieb DPH hromadne. Od uvedenej verzie OBERON-u sú neskladové položky kvôli ľahšiemu prístupu dostupné aj v ponuke Fakturácia. Tu možno vykonať aj hromadnú zmenu sadzieb DPH (ponuka Fakturácia, Neskladové položky, tlačidlo Možnosti – Hromadná zmena sadzieb DPH).

Pokladnica OBERON

V prípade, že používate modul Pokladnica OBERON s niektorým z fiškálnych zariadení, je potrebné vykonať zmenu sadzieb DPH aj v tomto zariadení.

Do fiškálneho zariadenia eKasa PANDORA sa sadzby DPH zapíšu automaticky po inštalácii verzie OBERON-u December/2024. Pri iných fiškálnych zariadeniach postupujte podľa návodu výrobcu.

Hotelová recepcia

V prípade, že používate modul Hotelová recepcia, na konci obdobia platnosti pôvodnej sadzby DPH zaevidujte úhrady všetkých hotelových účtov s pôvodnou sadzbou DPH. Následne skontrolujte nastavenie sadzieb DPH v nastaveniach programu, upravte ich v skladovej evidencii podľa postupov uvedených vyššie a pokračujte v prevádzke s novými sadzbami DPH.

Upozorňujeme, že ak ponecháte hotelové účty s položkami so starými sadzbami DPH otvorené cez polnoc z 31.12.2024 na 1.1.2025, takéto účty s položkami so starými aj novými sadzbami DPH už nebude možné po novom roku uzavrieť na pokladnici ani vyfakturovať. Na fiškálnych zariadeniach bude možné od 1.1.2025 zaevidovať doklad len s novými sadzbami DPH.

Kedy sa má vykonať zmena sadzieb DPH?

Zmenu sadzieb DPH na prelome starého a nového roka tak, aby sa mohli nové sadzby používať od 1. 1. 2025, je potrebné prispôsobiť charakteru účtovnej jednotky. Môže to byť buď pred koncom roka (napr. v posledný deň po zatvorení prevádzky), alebo až po novom roku pred prvým dňom otvorenia prevádzky.

Prevádzky v segmente HORECA

Tie prevádzky, ktoré budú otvorené v noci z 31. 12. 2024 na 1. 1. 2025 (hotely, reštaurácie, bary…) si môžu vytvoriť kategórie a priradiť k nim príslušné skladové karty (prípadne označiť skladové karty) vopred a vykonať zmenu sadzieb DPH počas prevádzky: pred polnocou uzavrú všetky otvorené účty so starými sadzbami DPH, veľmi dôležité je vykonať dennú uzávierku (prípadne intervalovú uzávierku za posledný mesiac, ak ju prevádzka zvykne robievať na konci mesiaca), ďalej vytvoria skladové pohyby atď. a po polnoci otvoria nové účty s novými sadzbami DPH.