Importy zo súboru typu XLSX

Systém OBERON umožňuje širokú a rôznorodú škálu importu a exportu údajov. Z hľadiska používateľov, technológií a možností systému ich môžeme rozdeliť na viacero druhov, napr. importy v závislosti od legislatívy, medzi účtovnou jednotkou a ďalšími inštitúciami, medzi jednotlivými modulmi systému, importy z vybraných externých účtovných systémov atď. (podrobný prehľad druhov importu a exportu získate v téme Možnosti importu a exportu údajov v OBERON-e). Jednou z možností importu údajov do systému OBERON sú aj importy zo súboru typu XLSX. V rámci nich od verzie Október/2021 pribudla v OBERON-e novinka – import položiek do dokladov ako záväzok, objednávka prijatá, príjemka atď. Viac informácií o importe zo súboru typu XLSX vám v stručnom prehľade prinášame v tomto článku.

O čo ide?

Hoci do systému OBERON možno jednorazovo naimportovať údaje z vybraných externých účtovných systémov, tento spôsob importu nepokrýva všetky externé softvéry a ani v rámci jednotlivých softvérov nie je podporovaný import údajov zo všetkých evidencií. V takom prípade je možné využiť import vybraných údajov zo súboru typu XLSX. Externé účtovné systémy totiž spravidla umožňujú export údajov do tohto typu súboru. Takto vyexportované údaje je následne možné naimportovať do systému OBERON.

Obrázok č. 1: Importy zo súboru typu XLSX v evidencii skladových kariet

Možnosti importu

V rámci importu zo súboru typu XLSX systém OBERON umožňuje tak jednorazový import ako aj aktualizáciu vybraných údajov. Import, resp. aktualizácia zahŕňa nasledujúce možnosti:

• import (len aktualizovanie) cien skladových položiek – umožňuje aktualizovať predajné ceny na skladových kartách v ponuke Sklad, Skladové karty, tlačidlo Možnosti, prípadne importovať skladové karty s akciovou cenou do pravidla rozšírenej cenotvorby Akciový leták, Akciový leták (dohoda s dodávateľom) a Zmluvné ceny (vo formulári Pravidlo cenotvorby, záložka Skladové karty, tlačidlo Možnosti).
• import (len aktualizovanie) údajov skladových kariet – umožňuje aktualizovať vybrané údaje na skladových kartách v ponuke Sklad, Skladové karty, tlačidlo Možnosti (zároveň je možné určiť, či sa po importe údajov skladových kariet majú naimportovať aj ich parametre a varianty),
• import skladových kariet – umožňuje jednorazovo naimportovať skladové karty v ponuke Sklad, Skladové karty, tlačidlo Možnosti (najčastejšie sa využíva po vytvorení nového skladu),
• import obchodných partnerov – umožňuje jednorazovo naimportovať obchodných partnerov v ponuke Firma, Obchodní partneri, tlačidlo Možnosti,
• import príjemcov (do CRM) – umožňuje jednorazovo naimportovať príjemcov správ v ponuke CRM, Zoznam príjemcov správ, tlačidlo Možnosti,
• import úloh a udalostí (do CRM) – umožňuje jednorazovo naimportovať úlohy a udalosti v ponuke CRM, Úlohy a udalosti, tlačidlo Možnosti,
• import položiek dokladov – umožňuje jednorazovo naimportovať položky do vybraných dokladov (záväzku, objednávky prijatej, príjemky, výdajky) po stlačení tlačidla Možnosti v príslušnom doklade (týmto spôsobom je možné napr. rozdeliť výdajku a pod.).

Obrázok č. 2: Zoznam doplnkov na import údajov v Správcovi doplnkov

Súbor typu XLSX

Formát XLSX predstavuje formát súboru na ukladanie údajov z tabuľkového kalkulátora, resp. procesora (angl. spreadsheet), napr. LibreOffice, Microsoft Excel a pod. Ide o program na spracovanie informácií zapísaných na virtuálnom hárku. Spočiatku sa tabuľkový kalkulátor využíval najmä vo finančníctve, dnes ho možno využiť omnoho širšie. Jedným zo spôsobov použitia je aj import údajov do rôznych softvérov.

Súbor, ktorý slúži na import údajov do systému OBERON, však nemôže byť ľubovoľný súbor XLSX, ale len vzorový (s vopred definovaným formátom). Takýto súbor je spravidla možné získať v ponuke Servis, Správca doplnkov, oddiel Ostatné nainštalovaním doplnku pre daný import. Po nainštalovaní doplnku sa vzorový súbor uloží do adresára C:\OBERON_Export_Import. Do vzorového súboru je možné spravidla pomocou schránky (clipboard) nakopírovať údaje určené na import. Pri niektorých importoch sa súbor automaticky otvorí v sprievodcovi daným importom.

Daný vzorový súbor je možné upraviť v tabuľkovom kalkulátore, pričom tabuľkový kalkulátor musí byť nainštalovaný v počítači aj pri samotnom importe. V súbore je potrebné v prvom (červenom) riadku z rozbaľovacích zoznamov správne vybrať jednotlivé polia v OBERON-e, ku ktorým sa majú priradiť údaje v daných stĺpcoch a do ktorých sa tieto údaje následne naimportujú.

Obrázok č. 3: Vzorový súbor otvorený v programe LibreOffice

Pri napĺňaní stĺpcov údajmi je potrebné dodržať nasledujúce pokyny:

• prvý (červený) riadok v súbore musí byť zachovaný, pričom v jednotlivých stĺpcoch je potrebné z rozbaľovacích zoznamov vybrať názov stĺpca (t. j. jednotlivé polia v OBERON-e, napr. Názov, Čiarový kód, Kód položky, MJ atď.),
• vo vzorovom súbore musí byť zadané pole na synchronizáciu zvolené v sprievodcovi importom, podľa ktorého sa budú záznamy v zdrojovej a cieľovej evidencii vyhľadávať (synchronizovať):
• prvá položka musí byť umiestená na riadku 2, po ktorej budú nasledovať ďalšie, medzi jednotlivými položkami však nesmie byť prázdny riadok.

Zálohovanie údajov

Pred importom nových údajov sa vždy odporúča vykonať zálohovanie údajov, nakoľko pri importe sa spravidla pôvodné údaje nevratne prepíšu novými.

Viac informácií získate v Pomocníkovi OBERON v téme Importy údajov zo súboru typu XLSX.