Účtovanie bločkov ešte jednoduchšie

Už niekoľko rokov je pri účtovaní pokladničných dokladov (bločkov) v systéme OBERON k dispozícii skvelý pomocník – mobilná aplikácia QeeR skener, prípadne bežný snímač čiarových kódov s podporou QR kódov. Namiesto veľakrát ťažkopádneho manuálneho „nahadzovania“ bločkov tak možno účtovať pokladničné doklady v peňažnom, resp. účtovnom denníku v module Účtovníctvo automaticky – rýchlym a jednoduchým nasnímaním QR kódu, ktorý sa nachádza na každom doklade zaevidovanom v systéme eKasa. Po nasnímaní OBERON stiahne údaje dokladu z internetu a zaeviduje ich do peňažného/účtovného denníka.

V tomto roku sme obľúbené automatické účtovanie pokladničných dokladov v OBERON-e ešte viac zjednodušili a doplnili o ďalšie funkcie. A to všetko za pôvodných podmienok: aplikácia je naďalej úplne bezplatná a okrem toho, že ju môžete získať a používať úplne zadarmo, nemusíte si kupovať ani žiadne ďalšie zariadenie. Na účtovanie môžete jednoducho použiť svoj smartfón.

Čo je nové?

Od verzie OBERON-u Február/2025 pribudlo v programe niekoľko vylepšení, ktoré výrazným spôsobom zjednodušujú a zefektívňujú automatické účtovanie pokladničných dokladov:

1. Pole eKasa UID – prvým vylepšením je nové pole s názvom eKasa UID vo formulári Zápis v účtovnom denníku, resp. Zápis v peňažnom denníku. Po nasnímaní QR kódu na pokladničnom doklade sa do tohto poľa z bločku automaticky načíta unikátny identifikátor dokladu (UID).
2. Načítanie bločku zo systému eKasa – po kliknutí na symbol oka vedľa poľa eKasa UID sa zo systému eKasa, t. j. servera finančnej správy načíta daný pokladničný doklad, ktorý sa zobrazí v náhľade vo formáte HTML (Obrázok č. 1).
3. Automatické uloženie bločku zo systému eKasa – po uložení daného zápisu v účtovnom/peňažnom denníku (stlačením tlačidla OK) sa tento súbor vo formáte HTML automaticky uloží ako príloha k danému záznamu (zápisu).
4. Automatické uloženie bločku zo systému eKasa do elektronického archívu – uložením súboru vo formáte HTML ako prílohy k danému záznamu sa tento súbor automaticky stáva súčasťou aj elektronického archívu (Obrázok č. 2). Prílohy možno z elektronického archívu exportovať v štruktúrovanej forme (Obrázok č. 3).

Obrázok č. 1: Zaúčtovaný pokladničný doklad a jeho náhľad vo formáte HTML

Implementovaná dvojaká metodika

Od 1. januára 2025 pokladničné doklady na serveri finančnej správy neobsahujú rekapituláciu DPH, preto je pre účely účtovníctva potrebné DPH dopočítať z položiek. Uplatniť pritom možno dve metodiky:

1. výpočet DPH jednotlivo pri každej položke dokladu – DPH sa vypočíta pri každej položke zvlášť a jednotlivé sumy DPH sa sčítajú,
2. výpočet DPH sumárne – DPH sa vypočíta zo súčtu súm jednotlivých položiek v danej sadzbe DPH.

Pri uplatnení uvedených metodík môžu pri výpočte v jednotlivých prípadoch vzniknúť centové rozdiely. Program však „myslí“ aj na túto okolnosť. Preto pri prvom načítaní QR kódu z daného pokladničného dokladu uplatní prvú metodiku a pri opakovanom načítaní QR kódu uplatní druhú (opačnú) metodiku výpočtu DPH.

Očakáva sa, že v apríli 2025 bude prebiehať opätovná aktualizácia firmvéru fiškálnych zariadení tak, aby sa v rámci pokladničných dokladov na server finančnej správy znovu zasielala aj rekapitulácia DPH. Tým by sa mal problém s rozdielmi pri výpočte DPH vyriešiť.

Obrázok č. 2: Súbor pokladničného dokladu zo servera finančnej správy vo formáte HTML uložený ako príloha k záznamu v účtovnom denníku

Pokladničný doklad zo systému eKasa

Pokladničný doklad, ktorý možno v OBERON-e načítať zo servera finančnej správy a zobraziť vo formáte HTML predstavuje mocný nástroj, ktorý má viaceré výhody a ponúka variabilné možnosti využitia:

1. Hlavnou výhodou pokladničného dokladu získaného zo servera finančnej správy je garancia, že ide o pravý doklad, ktorý možno uschovať v elektronickej forme bez toho, aby bolo potrebné daný fyzický pokladničný doklad skenovať, resp. vyhotovovať jeho fotografiu. Možno sa tak vyhnúť potrebe uschovávať relatívne veľké súbory, čo zvyšuje nároky na priestor v databáze, resp. na pamäťovom médiu (napr. pevnom disku). Ide tak o efektívnu formu digitalizácie pokladničných dokladov.
2. Pokladničný doklad zo servera finančnej správy je v každom ohľade porovnateľný s dokladom zaslaným prostredníctvom e-mailu, ktorý plnohodnotne nahrádza tlačený pokladničný doklad. Oproti takémuto dokladu však pokladničný doklad zo systému eKasa navyše poskytuje garanciu, že ide o doklad nespochybniteľný vo svojej originalite.
3. Na základe uvedeného možno usudzovať, že pokladničný doklad získaný zo servera finančnej správy možno uplatniť všade tam, kde sa vyžaduje tlačený pokladničný doklad – napr. pri reklamácii, pri vrátení tovaru (ak to predajca umožňuje), pri uplatnení záruky na tovar, v účtovníctve, či pri akejkoľvek daňovej kontrole a pod.

Obrázok č. 3: Prílohy záznamov v denníku exportované v štruktúrovanej forme

Ako zaúčtovať pokladničný doklad?

Postup zaúčtovania pokladničného dokladu nájdete v téme Pomocníka OBERON Automatické účtovanie pokladničných dokladov. Ďalšie informácie získate na stránke QeeR skener a snímače čiarových kódov.

Informácie uvedené v tomto článku majú len informatívny charakter a nie sú právne záväzné. Predstavujú našu reflexiu problematiky, ktorá je v článku spracovaná.