Hotel on-line check-in

Jednou z možností, ako zefektívniť prácu v module Hotelová recepcia systému OBERON, je využívanie funkcie Hotel on-line check-in. V závislosti od toho, kedy sa použije, predstavuje tzv. Pre check-in alebo Rýchly check-in. Čo táto funkcia znamená, aký je rozdiel medzi pre check-inom a rýchlym check-inom, na čo je funkcia určená, aké sú možnosti jej implementácie – odpovede na tieto i ďalšie otázky vám predstavíme v nasledujúcom prehľade.

Webový formulár

Hotel on-line check-in predstavuje webový on-line registračný formulár určený na vyplnenie osobných údajov potrebných na registráciu hosťa pred, resp. po príchode do ubytovacieho zariadenia na zrýchlenie procesu ubytovania. V závislosti od toho, kedy sa použije, zhŕňa tzv. Pre check-in alebo Rýchly check-in. Funkcia výraznou mierou minimalizuje čas hostí strávený na recepcii ubytovacích zariadení a umožňuje im významnú časť úkonov spojených s procesom ubytovania zvládnuť vo vlastnej réžii (bez priameho kontaktu s obsluhou).

Prepojenie formulára s modulom Hotelová recepcia systému OBERON sa realizuje pomocou webových služieb, t. j. on-line. Formulár je tak dostupný všade tam, kde je funkčné pripojenie k internetu (doma na počítači, notebooku v kaviarni, mobilnom telefóne, tablete a pod.).

Pre check-in

V prípade tzv. Pre check-inu ide o elektronickú registráciu hosťa (on-line check-in) ešte pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia, a to spravidla z pohodlia jeho domova. Realizuje sa na základe výzvy zasielanej v rámci notifikácie pre hosťa pred jeho príchodom do ubytovacieho zariadenia (formou e-mailovej správy) s odkazom na on-line registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia na zadanie identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb. Tým sa výrazne skráti proces ubytovania hosťa po jeho príchode, prípadne sa celý proces môže aj úplne zautomatizovať (bez nutnosti asistencie pracovníka recepcie). V každom prípade ide o výrazné odbremenenie hotelového personálu.

Obrázok č. 1: Formulár na zadanie identifikačných údajov na webovej stránke ubytovacieho zariadenia

Ako funguje pre check-in?

Notifikačnú správu s odkazom na registračný on-line registračný formulár systém OBERON zasiela automaticky tri dni (72 hodín) pred príchodom hosťa. Po kliknutí (klepnutí) na odkaz doručený v rámci notifikačnej správy sa otvorí uvedený on-line registračný formulár na webovej stránke ubytovacieho zariadenia. Doň hosť vyplní svoje identifikačné údaje, prípadne aj údaje ďalších osôb. Po odoslaní sa vyplnené údaje prenesú do danej rezervácie. Po príchode hosťa do ubytovacieho zariadenia obsluha recepcie už len vytvorí ubytovanie s prebratím údajov z rezervácie.

Bližšie informácie o pre check-ine nájdete v téme Pomocníka Pre check-in.

Rýchly check-in

Ak hosť nevyplní svoje identifikačné údaje pred svojím príchodom, môže využiť funkciu Rýchly check-in, keď svoje identifikačné údaje zadá do on-line registračného formulára bezprostredne po svojom príchode do ubytovacieho zariadenia a prevzatí izby. Rýchly check-in sa realizuje na základe pripojenia mobilným zariadením (smartfónom, tabletom…) do lokálnej počítačovej siete WiFi a zadaním identifikačných údajov hosťa, prípadne aj ďalších osôb do on-line registračného formulára. Pri rýchlom check-ine sa používa osobitný tlačový výstup s QR kódom na pripojenie do lokálnej počítačovej WiFi siete a QR kódom s odkazom na on-line registračný formulár (dostupný v ponuke Hotel, Izby, tlačidlo Tlač).

Obrázok č. 2: Tlačový výstup s QR kódmi na pripojenie do lokálnej počítačovej WiFi siete a s odkazom na on-line registračný formulár (osobitne pre každú izbu)

Ako prebieha rýchly check-in?

Po príchode do ubytovacieho zariadenia a následnom prevzatí izby sa hosť na svojom mobilnom zariadení (smartfóne, tablete) nasnímaním QR kódu z tlačového výstupu, ktorý je vytlačený k dispozícii na každej izbe, pripojí do lokálnej počítačovej siete WiFi a následným nasnímaním ďalšieho QR kódu z toho istého tlačového výstupu otvorí v internetovom prehliadači svojho mobilného zariadenia on-line registračný formulár.

On-line registračný formulár obsahuje polia na zadanie identifikačných údajov ubytovaných hostí v danej izbe, ktoré hosť vyplní a odošle priamo do modulu Hotelová recepcia.

Obrázok č. 3: On-line registračný formulár na zadanie identifikačných údajov

Zápis údajov pri rýchlom check-ine

To, kam sa v rámci modulu Hotelová recepcia zapíšu údaje pri rýchlom check-ine, závisí od konkrétnej situácie:

• ubytovanie už bolo vytvorené – v evidencii už na danú izbu bolo vytvorené ubytovanie pracovníkom recepcie (je vytvorený zápis v knihe ubytovaných bez údajov o hosťoch) – vtedy sa identifikačné údaje o hosťoch zapíšu do tohto ubytovania,
• hosť má rezerváciu – identifikačné údaje o hosťoch sa zapíšu do danej rezervácie,
• hosť nemá rezerváciu – v tomto prípade hosť nemá rezerváciu a ani neexistuje zápis v knihe ubytovaných. Tento prípad môže nastať vtedy, keď sa hosť v ubytovacom zariadení ubytuje sám aj bez prítomnosti pracovníka recepcie, prípadne podľa jeho telefonických pokynov. V tomto prípade sa pri odoslaní identifikačných údajov prostredníctvom on-line registračného formulára automaticky vytvorí zápis v knihe ubytovaných s dĺžkou pobytu 1 noc. Pri ubytovaní na viac nocí obsluha podľa potreby upraví dĺžku pobytu manuálne.

Bližšie informácie o rýchlom check-ine nájdete v téme Pomocníka Rýchly check-in.

Jazykové mutácie

On-line registračný formulár (tak pri pre check-ine, ako aj rýchlom check-ine) je dostupný v slovenskom, anglickom, nemeckom, českom a poľskom jazyku. Ďalšie jazyky si môže ubytovacie zariadenie doplniť aj vo vlastnej réžii – stačí upraviť tzv. jazykové súbory formulára (adresár \OBERON\WebServices).

Implementácia formulára

Formulár na zadanie identifikačných údajov o hosťovi (on-line check-in) zapisuje údaje do rezervácie priamo, a to pomocou API rozhrania pre webové služby. Formulár sa spravidla umiestňuje do webovej stránky ubytovacieho zariadenia – dôležitým faktom je, že webová stránka musí mať priamo dostupnú webovú službu, spravidla na statickej verejnej IP adrese.

Formulár je možné implementovať do webovej stránky viacerými spôsobmi. Jedným zo spôsobov je bezplatná inštalácia zásuvného modulu (add-in) OBERON – WP Add-in priamo do systému WordPress.

Viac informácií spolu s podrobným návodom na implementáciu získate na webovej stránke Hotel on-line check-in WordPress.

Ďalšie informácie

Podrobné informácie o funkcii Hotel on-line check-in vrátane technických informácií je možné získať v príslušných témach Pomocníka OBERON.