Zachyťte moderné trendy podpisovania

Vo verzii Júl/2023 pribudla v systéme OBERON okrem iného horúca novinka, a to vo forme implementácie komunikácie s novým typom zariadenia – digitálnou podpisovou podložkou. Naši používatelia sa s týmto zariadením mali možnosť stretnúť najmä vo finančných a právnych inštitúciách, ale aj v rôznych iných obchodných prostrediach, kde je potrebné podpisovať dokumenty. Od poslednej verzie programu možnosť vyhotovovať digitálne podpisy pribudla aj vo vybraných evidenciách OBERON-u. O ktoré evidencie ide, kde všade sa môže digitálne podpisovanie využiť, aké sú jeho výhody – odpovede na tieto i ďalšie otázky prináša nasledujúci krátky prehľad.

Digitálne podpisové podložky

Digitálne podpisové podložky sú zariadenia, ktoré kombinujú fyzickú podpisovú podložku s technológiou digitálneho podpisu. Tieto zariadenia umožňujú fyzicky písať špeciálnym perom na displej podložky, pričom súčasne zaznamenávajú pohyb pera a digitalizujú podpis do elektronickej formy.

Takéto podložky sa využívajú na rôzne účely, a to predovšetkým v oblasti elektronického podpisovania dokumentov a overovania totožnosti. Keď osoba podpíše dokument na digitálnej podpisovej podložke, zariadenie zachytáva dáta o tom, ako sa podpis tvoril – rýchlosť, tlak a pohyb pera. Tieto údaje sa potom konvertujú do digitálneho podpisu, ktorý je uložený v elektronickej forme.

Výhody používania

Používanie digitálnych podpisových podložiek má niekoľko výhod:

• Bezpečnosť a overiteľnosť – digitálne podpisy sú ťažšie falšovateľné ako tradičné papierové podpisy, a preto sa často používajú v situáciách, v ktorých je dôležitá dôvera v pravosť podpisu. Nie je to len vo vzťahu k zákazníkom, ale aj v rámci vnútrofiremnej kontroly (napr. pracovník nemôže podpísať dokument za iného pracovníka, antidatovať dokument a pod.).
• Elektronická archivácia – digitálne podpisy možno jednoducho ukladať a archivovať spolu s elektronickými dokumentmi, čo uľahčuje ich neskoršie vyhľadávanie a overovanie. Zároveň sa odbúravajú náklady na uschovanie dokumentov v listinnej (papierovej) podobe (šanóny…) a šetrí sa životné prostredie.
• Efektivita a časová úspora – vzhľadom k tomu, že digitálne podpisové podložky umožňujú podpisovať priamo do elektronickej formy dokumentu, nie je potrebné tlačiť, podpisovať a skenovať dokumenty, čo môže ušetriť čas a zlepšiť efektivitu.
• Presnosť – zariadenia môžu zachytiť detaily, ako sú tlak a rýchlosť pera, čo môže poskytnúť dodatočné údaje o autenticite podpisu.

Podpisová digitálna podložka EXALOGIC-DSP1

Firma EXALOGIC používateľsky upravila konkrétny model zariadenia, ktoré následne implementovala do systému OBERON. Jeho názov je EXALOGIC-DSP1 a v systéme OBERON je určené na podpisovanie dokumentov v evidenciách, ktoré umožňujú evidovať pri jednotlivých záznamoch prílohy (obsahujú tlačidlo Prílohy): Výdajky, Príjemky, Objednávky prijaté, Kniha pohľadávok, Kniha záväzkov, Objednávky vydané, Dokumenty a výkazy pracovníkov, Kniha rezervácií, Kniha ubytovaných, Hotelové účty, Obchodní partneri, Evidencia reklamácií a servisu, Evidencia zápočtov faktúr. V OBERON-e stačí vygenerovať tlačový výstup (vo formáte PDF), do ktorého sa po podpise na digitálnej podpisovej podložke vloží podpis zákazníka a zároveň sa dokument digitálne podpíše.

Obrázok č. 1: Formulár Tlačové výstupy – možnosti podpísania zákazníkom

Takýto dokument sa automaticky uloží ako príloha k danému záznamu v danej evidencii. Napr. v stavebninách pri výdaji materiálu na výdajku zákazník namiesto vytlačenej výdajky podpíše výdajku digitálne na podpisovej podložke. Následne možno podpísaný dokument odoslať zákazníkovi ako prílohu e-mailovej správy, prípadne vytlačiť.

Obrázok č. 2: Náhľad podpísanej prílohy (výdajky)

Vysoká miera bezpečnosti

Dokument podpísaný pomocou digitálnej podpisovej podložky EXALOGIC-DSP1 obsahuje zaručený elektronický podpis vydaný spoločnosťou Disig a.s. pre firmu EXALOGIC, s.r.o. To umožňuje spätne overiť, že digitálny podpis bol vyhotovený práve na zariadení EXALOGIC-DSP1 atestovanom certifikačnou autoritou.

Okrem toho podpísaný dokument môže obsahovať aj kvalifikovanú elektronickú časovú pečiatku na overenie podpísania dokumentu v danom čase. Jedinou podmienkou je funkčné pripojenie k internetu v čase podpisu.

Obrázok č. 3: Digitálne podpísaná výdajka s časovou pečiatkou

Ďalšie informácie

Podpísaním dokumentu pomocou digitálnej podpisovej podložky v systéme OBERON sú naplnené zákonné požiadavky písomnej formy prejavu vôle, a to že:

• bol úkon podpísaný konajúcou osobou (zákazníkom, pracovníkom) a je možné (bez pochybností) určiť osobu, ktorá úkon urobila (teda osobu, ktorej prejavom vôle má byť daný právny úkon), a to tak, že je osoba fyzicky prítomná a jej totožnosť overila zodpovedná osoba účtovnej jednotky rovnako ako pri podpisovaní dokumentu v listinnej (papierovej) forme,
• elektronická forma právneho úkonu zachytáva jeho obsah – dokument je vytvorený vo formáte PDF a po podpísaní ho už nemožno upravovať,
• je možné overiť podpísanie dokumentu v danom čase na základe použitia časovej pečiatky.

Pomocou digitálnej podpisovej podložky možno v OBERON-e priradiť aj podpis používateľovi – viac informácií v téme Ako pridať na faktúru podpis alebo pečiatku?

Obrázok č. 4: Priradenie podpisu používateľovi pomocou digitálnej podpisovej podložky

Technické informácie

V evidenciách, ktoré umožňujú evidovať prílohy, nie je digitálne podpisovanie dostupné vo všetkých dokumentoch (tlačových výstupoch), ale len v tých, v ktorých má opodstatnenie.

U tých používateľov, ktorí si upravili tlačové výstupy v starších verziách OBERON-u (do verzie Júl/2023), je potrebné, aby si do upraveného tlačového výstupu manuálne skopírovali pole na digitálny podpis z originálneho tlačového výstupu. V tlačových výstupoch upravených vo verzii Júl/2023 a novších to nie je potrebné.

Objednávka zariadenia

V prípade záujmu si môžete digitálnu podpisovú podložku EXALOGIC-DSP1 objednať v našom internetovom obchode EXALOGIC e-shop alebo prostredníctvom našich zmluvných partnerov.

Prejsť na stránku e-shopu a pozrieť si podpisovú podložku EXALOGIC-DSP1 môžete kliknutím na tento odkaz.

Ďalšie informácie o zariadení získate na webovej stránke EXALOGIC-DSP1, v príslušných témach Pomocníka OBERON a v nasledujúcom videu: