Podpisujte v OBERON-e elektronicky

Vo verzii Marec/2024 bolo v OBERON-e vykonaných viacero úprav, ktoré smerujú k plnej elektronizácii všetkých firemných dokumentov. Zmeny zahŕňajú automatické uloženie prílohy k vytvoreným dokladom (napr. vystavená faktúra sa po elektronickom podpísaní automaticky uloží ako príloha PDF k danému záznamu), ako aj funkcie Hromadný export príloh dokumentov a Presun príloh dokumentov do archívu, pomocou ktorých možno hromadne exportovať, resp. presunúť elektronické prílohy dokumentov do elektronického archívu. Svet elektronického archivovania sme spolu odkrývali v článku Objavte výhody elektronického archívu.

S témou elektronizácie úzko súvisí téma elektronického podpisovania. Kým donedávna bola v OBERON-e možnosť podpisovania len kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP), resp. kvalifikovanou elektronickou pečaťou, v posledných verziách sa tieto možnosti rozšírili. O aké zmeny ide a akým prínosom môžu byť pre používateľov OBERON-u, na tieto i ďalšie otázky sa poďme spolu pozrieť v tomto článku. Na začiatku si však krátko pripomeňme, čo je elektronický podpis a kde sa používa.

Čo je elektronický podpis?

Elektronický podpis je informácia pripojená alebo inak logicky spojená s elektronickým dokumentom. Jeho účel je viacnásobný:

  • Overenie identity – elektronický podpis umožňuje spoľahlivo a jednoznačne určiť fyzickú osobu, ktorá ho vyhotovila.
  • Preukázanie nemennosti údajov – elektronický podpis zabezpečuje, že údaje v dokumente zostali nezmenené.
  • Určenie zodpovednosti – elektronický podpis je právne platný a môže byť použitý ako alternatíva k vlastnoručnému podpisu.
Obrázok č. 1: Elektronické podpisovanie obchodnej zmluvy (ilustračný obrázok)

Kde sa elektronický podpis používa?

Elektronický podpis je dôležitý nástroj, ktorý umožňuje spoľahlivo a jednoznačne určiť fyzickú osobu, ktorá ho vyhotovila. Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete elektronický podpis využiť:

  • Právne dokumenty – elektronický podpis môžete použiť na podpisovanie právnych dokumentov, ako sú zmluvy, dohody, žiadosti a iné. Je to ekvivalent vlastnoručného podpisu v listinnej podobe.
  • Komunikácia s orgánmi verejnej moci – pri komunikácii s úradmi a inými verejnými inštitúciami môžete elektronický podpis použiť na autorizáciu elektronických dokumentov. To zahŕňa podávanie daňových priznaní, elektronickú komunikáciu s úradmi a pod.
  • Komerčné transakcie – elektronický podpis sa často využíva pri obchodných transakciách, ako sú elektronické faktúry, objednávky, overovanie totožnosti a podpisovanie obchodných zmlúv.
  • Finančné operácie – pri bankových transakciách, ako sú prevody peňazí, otváranie účtov a podpisovanie finančných dokumentov, môže byť elektronický podpis veľmi užitočný.
  • Zdravotníctvo – v oblasti zdravotnej starostlivosti môže elektronický podpis slúžiť na podpisovanie lekárskych správ, elektronických receptov a iných zdravotných dokumentov.
  • Právne záležitosti – elektronický podpis sa používa aj v právnych sporoch, pri notárskej činnosti a pri overovaní autenticity dokumentov.

Možnosti elektronického podpisovania v OBERON-e

Po krátkom pripomenutí základných faktov o elektronickom podpise si teraz predstavme jednotlivé možnosti elektronického podpisovania v systéme OBERON.

1. Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP)

Informácie o elektronickom podpise uvedené v prvej časti článku sa plne vzťahujú na kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) – pozri Obrázok č. 2. Ten možno v OBERON-e vytvárať pomocou občianskeho preukazu s čipom a softvérového vybavenia. Používa sa na autentifikáciu fyzickej osoby (podnikateľa alebo nepodnikateľa). Na podpisovanie dokumentov (napr. zmlúv, faktúr…) za účtovnú jednotku sa však nehodí. Dôvodom je, že KEP vyžaduje prístup ku kvalifikovanému certifikátu, ktorý je uložený na občianskom preukaze s čipom. Prístup k tomuto certifikátu má len majiteľ firmy, zamestnanci k nemu prístup nemajú.

Obrázok č. 2: Elektronické podpisovanie KEP-om na Ústrednom portáli verejnej správy (Slovensko.sk)

2. Kvalifikovaná elektronická pečať

Kvalifikovaná elektronická pečať je špeciálnym typom elektronického podpisu. Má rovnakú právnu váhu ako KEP, používa sa však na autentifikáciu právnickej osoby. Kvalifikovaná elektronická pečať musí byť založená na kvalifikovanom certifikáte, ktorý môžu vydávať len tzv. akreditované certifikačné autority (komerčné firmy) s povolením od Národného bezpečnostného úradu. Certifikát kvalifikovanej elektronickej pečate je spoplatnený. Implementáciu kvalifikovanej elektronickej pečate odporúčame zveriť do rúk špecializovanej firme. V prípade záujmu môžete kontaktovať firmu nakupujbezpecne.sk, s.r.o.

Viac informácií o KEP-e a kvalifikovanej elektronickej pečati získate v téme O kvalifikovanom elektronickom podpise (KEP).

3. Digitálny podpis vygenerovaný v OBERON-e

Horúcou novinkou v OBERON-e je možnosť elektronického podpisovania na základe podpisového certifikátu vygenerovaného priamo v OBERON-e (v ponuke FirmaÚdaje o firme – pozri Obrázok č. 3). Takto vygenerovaný podpisový certifikát je alternatívou ku kvalifikovanému certifikátu vydanému certifikačnou autoritou (ako je to v prípade KEP-u, resp. kvalifikovanej elektronickej pečate) a je určený najmä pre interný elektronický archív dokumentov.

Obrázok č. 3: Vygenerovanie podpisového certifikátu v OBERON-e

Vygenerovaný podpisový certifikát účtovnej jednotky poskytuje rovnakú úroveň ochrany ako kvalifikovaný certifikát pre elektronický podpis (pečať), nevyužíva však časovú pečiatku dôveryhodného časového servera, ale čas servera SQL. Keďže neobsahuje nadradený kvalifikovaný certifikát certifikačnej autority, pre dodávateľa sa nemusí javiť ako dôveryhodný automaticky, ale sa preň stáva dôveryhodným v okamihu jeho akceptovania (otvorením podpísaného dokumentu a validáciou). 

Oproti komerčnému riešeniu (kvalifikovanej elektronickej pečati) je podpisovanie vlastných dokumentov digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e o optimálne riešenie. Jeho najväčšou výhodou je, že pre používateľov OBERON-u je úplne zadarmo.

Viac informácií o novinke získate v téme Digitálny podpis vygenerovaný v OBERON-e.

4. Podpis pomocou digitálnej podpisovej podložky

S problematikou elektronického podpisovania súvisí aj možnosť vytvárať podpis pomocou digitálnej podpisovej podložky. Nejde o elektronické podpisovanie, ako sa bežne chápe, ale o snímanie digitálnych biometrických podpisov na bezpapierové elektronické podpisovanie dokumentov v evidenciách, ktoré umožňujú pri jednotlivých záznamoch evidovať prílohy (obsahujú tlačidlo Prílohy). Do vygenerovaného tlačového výstupu (vo formáte PDF) sa po podpise na digitálnej podpisovej podložke vloží podpis zákazníka, a tým sa dokument digitálne podpíše. Dokument podpísaný pomocou digitálnej podpisovej podložky EXALOGIC-DSP1 obsahuje zaručený elektronický podpis vydaný spoločnosťou Disig a.s. pre firmu EXALOGIC, s.r.o. Podpísaný dokument zároveň môže obsahovať kvalifikovanú elektronickú časovú pečiatku na overenie podpísania dokumentu v danom čase (pozri Obrázok č. 4). 

Obrázok č. 4: Výdajka podpísaná pomocou digitálnej podpisovej podložky s časovou pečiatkou

Viac sme o tejto problematike písali v staršom článku Zachyťte moderné trendy podpisovania.

Prečo je výhodné elektronicky podpisovať vlastné dokumenty?

Elektronické podpisovanie vlastných dokumentov digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom, resp. pečaťou má množstvo výhod:

  • autenticita – možno jednoznačne overiť identitu subjektu, ktorý podpis vytvoril, napr. obchodný partner si môže overiť, či daná faktúra bola naozaj vydaná danou účtovnou jednotkou,
  • integrita – možno preukázať, že po podpísaní dokumentu nedošlo k žiadnej úmyselnej alebo neúmyselnej zmene obsahu dokumentu, aký bol v čase jeho podpisovania,
  • nepopierateľnosť – autor nemôže tvrdiť, že nevyhotovil daný podpis elektronického dokumentu,
  • znemožňuje antedatovať dokument – pri kvalifikovanom elektronickom podpise (pečati) sa používa časová pečiatka, pri digitálnom podpise vygenerovanom v OBERON-e sa používa čas SQL servera,
  • nedá sa pozmeňovať dokument – v prípade úprav dokumentov (napr. faktúr) je zachytená celá história zmien v rámci jednotlivých podpísaných príloh (tieto zmeny nie je možné zachytiť v rámci Sledovanie činností v programe),
  • vyššia kontrola dokumentov – najmä vo väčších firmách s väčším počtom používateľov (napr. pri viacerých prevádzkach a pod.),
  • dokument sa nemusí archivovať v papierovej (listinnej) podobe – je uchovaný vo formáte PDF. Takto vyexportované údaje je možné poskytnúť tretej strane napr. pri kontrole a pod.

Automatické archivovanie podpísaných dokumentov

Ďalšou horúcou novinkou v OBERON-e je skutočnosť, že každý súbor tlačového výstupu vo formáte PDF vytvorený vo formulári Tlačové výstupy (pozri Obrázok č. 5), ktorý sa následne elektronicky podpíše buď digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom, resp. kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ako aj pomocou digitálnej podpisovej podložky, sa automaticky uloží k príslušnému záznamu do databázy, a tým aj do elektronického archívu. Takto sa významne podporí a zefektívni proces elektronizácie firemných dokumentov.

Obrázok č. 5: Možnosti vytvorenia dokumentu vo formáte PDF, elektronického podpísania a uloženia do elektronického archívu

Podrobné informácie o problematike elektronického podpisovania, ako aj formách elektronického archívu v OBERON-e získate v príslušných témach Pomocníka OBERON.

Čo je OBERON? 

Komplexný a moderný účtovný systém pre malé a stredne veľké firmy.

Na čom pracujú vývojári

Správca hesiel

Modul Plánovanie

Implementácia API rozhrania pre Tatra banku

e-Kasa PENELOPA

Fór-um pre používateľov

Platobný terminál ČSOB