Objavte výhody elektronického archívu

Čo hovorí legislatíva

Podľa platnej legislatívy má účtovná jednotka povinnosť zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. V súvislosti s tým je povinná zabezpečiť ochranu technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia, ktoré používa na uschovanie účtovnej dokumentácie, pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi a prístupom, stratou alebo odcudzením.

Okrem týchto povinností má účtovná jednotka aj povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu počas zákonom stanovenej lehoty. V zmysle zákona je doba uchovávania účtovných záznamov 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rôzne súčasti mzdovej dokumentácie sa archivujú niekoľko desiatok rokov. Za porušenie povinností pri archivácii môže daňový úrad uložiť účtovnej jednotke pokutu až do výšky 100 000 €.

Obrázok č. 1: Exportované údaje v štruktúrovanej forme v elektronickom archíve – adresári na disku počítača

Možnosti uchovávania účtovnej dokumentácie

Podľa zákona o účtovníctve možno účtovnú dokumentáciu uchovávať buď v listinnej (papierovej) podobe, alebo v elektronickej podobe, alebo kombináciou týchto dvoch podôb. Tak listinné, ako aj kombinované uchovávanie účtovnej dokumentácie však v praxi vedie k problémom pri jej archivácii. Naproti tomu elektronické uchovávanie dokumentov so sebou prináša množstvo výhod.

Výhody elektronického archivovania dokumentov

Elektronické archivovanie dokumentov má celý rad výhod, ktoré sú dôležité pre efektívne a bezpečné uchovávanie a správu dokumentov. Uveďme aspoň niektoré:

• Úspora priestoru – elektronické archivovanie umožňuje ušetriť fyzický priestor, ktorý by inak zabrala papierová dokumentácia. Vďaka tomu nie sú potrebné skladovacie miesta a regály so šanónmi na uloženie dokumentov.
• Ľahký prístup k dokumentom – elektronické dokumenty sú ľahko dostupné jedným klikom kedykoľvek aj spätne, a to pre všetkých používateľov (zodpovedný vedúci, skladník, mzdár, účtovník atď.) z akéhokoľvek miesta s prístupom na internet alebo z miesta s prístupom k počítaču. Tento prístup je obzvlášť užitočný pre organizácie s viacerými pobočkami alebo pre zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku.
• Zvýšenie prehľadu – elektronické archivovanie zvyšuje prehľad a umožňuje rýchle vyhľadávanie a nájdenie konkrétnych dokumentov podľa zadaných kritérií. Tým je proces hľadania dokumentov oveľa efektívnejší a rýchlejší.
• Zlepšená bezpečnosť – elektronické archivovanie umožňuje implementáciu rôznych bezpečnostných opatrení, ako sú napríklad šifrovanie, prístupové práva a zálohy dát. Zároveň odpadá potreba presúvať fyzické doklady v listinnej (papierovej) podobe, čím sa eliminuje riziko poškodenia, krádeže alebo straty dokladov.
• Možnosť automatického archivovania – s vhodným softvérom je možné nastaviť automatické archivovanie dokumentov na základe rôznych kritérií, čo uľahčuje a zefektívňuje proces archivácie.
• Environmentálna udržateľnosť – elektronické archivovanie má nižší environmentálny dosah v porovnaní s tradičným papierovým archivovaním, pretože nevyžaduje také množstvo papiera, atramentu a ďalších zdrojov.

Video č. 1: Vloženie prijatej faktúry vo formáte PDF z e-mailu do záväzku v OBERON-e pomocou funkcie Drag&Drop

Elektronický archív v OBERON-e

Elektronický archív systému OBERON predstavuje viacero foriem elektronického uchovávania a archivovania účtovnej dokumentácie, t. j. sústavy účtovných záznamov, ktorú je účtovná jednotka povinná viesť v súvislosti s vykonávaním svojej činnosti (predovšetkým účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy a pod.). Typickým príkladom je evidencia všetkých prijatých faktúr za určité obdobie (spravidla vo formáte PDF, prípadne skenov). Okrem účtovnej dokumentácie však archív umožňuje uchovávať a archivovať aj rôzne iné prílohy záznamov, napr. zmluvy, certifikáty, návody a pod.

Elektronický archív v OBERON môže mať nasledujúce formy:

• aktuálna databáza účtovnej jednotky – za elektronický archív možno považovať už samotné elektronické prílohy dokumentov v príslušných evidenciách OBERON-u. Každá elektronická príloha dokumentu v OBERON-e sa tak stáva súčasťou elektronického archívu. Viac informácií o prílohách dokumentov získate v téme Práca s prílohami.
• archívna databáza účtovnej jednotky – elektronické prílohy dokumentov v OBERON-e možno presunúť z aktuálnej databázy do archívnej databázy, a to pomocou funkcie Presun príloh dokumentov do archívu (pozri Obrázok č. 2).
• adresár na disku počítača – elektronické prílohy dokumentov možno hromadne exportovať z aktuálnej databázy (prípadne archívnej databázy) do zvoleného adresára na disku počítača pomocou funkcie Hromadný export príloh dokumentov (pozri Obrázok č. 3). Údaje sa exportujú v prehľadnej štruktúrovanej forme (pozri Obrázok č. 1). Takto vyexportované údaje je možné poskytnúť tretej strane napr. pri kontrole a pod.

Po presunutí príloh dokumentov do archívnej databázy program pri pokuse o zobrazenie prílohy v danej evidencii vyhľadáva túto prílohu najskôr v aktuálnej databáze. Ak ju nenájde, vyhľadáva ju aj v archívnej databáze. Archivované dokumenty sú tak v OBERON-e neustále dostupné.

Obrázok č. 2: Sprievodca Presun príloh dokumentov do archívu

Pridávanie príloh do aktuálnej databázy

Prílohy možno pridať do aktuálnej databázy viacerými spôsobmi:

• manuálne – v rámci pridávania elektronických príloh k dokumentom v príslušných evidenciách pomocou tlačidla Prílohy alebo funkcie Drag&Drop (pozri Video č. 1),
• automaticky:
  – po vytvorení súboru tlačového výstupu vo formáte PDF a následnom podpísaní digitálnym podpisom vygenerovaným v OBERON-e alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP) vo formulári Tlačové výstupy (napr. tlačový výstup faktúry sa po podpise uloží k danému záznamu ako príloha vo formáte PDF),
  – po podpise súboru tlačového výstupu vo formáte PDF pomocou digitálnej podpisovej podložky (napr. po podpise výdajky).

Viac informácií získate v téme Práca s prílohami.

Obrázok č. 3: Sprievodca Hromadný export príloh dokumentov

Export príloh dokumentov z archívu

V prípade potreby je možné prílohu dokumentu z archívu exportovať. Export príloh dokumentov do archívu možno vykonať manuálne do zvoleného adresára na disku počítača vyvolaním kontextovej ponuky na danej prílohe (pravé tlačidlo myši) a zvolením možnosti Exportovať (uložiť ako…) na export danej prílohy, alebo možnosti Export súborov na export všetkých príloh daného dokumentu. Každý takto vykonaný export sa loguje (t. j. program automaticky zaznamenáva do Sledovania činností (ponuka Servis), kto a kedy export vykonal).

Viac informácií získate v príslušných témach Pomocníka OBERON.