Neplaťte provízie za prijaté rezervácie!

Jedným zo štandardných krokov každého ubytovateľa by mal byť výber vhodného softvéru na správu rôznych aspektov prevádzky svojho ubytovacieho zariadenia. Zdanlivo dobrou správou pre slovenských ubytovateľov je, že ponuka hotelových systémov dostupných na trhu je pomerne široká, a tak je z čoho si vyberať. Zdanie však môže niekedy klamať a po zlom výbere aj sklamať… Preto je potrebné byť pri výbere vhodného softvéru opatrný a zvážiť všetky okolnosti. Správa ubytovacieho zariadenia je komplexný proces, ktorý sa prijatím rezervácie len začína. Preto je veľmi dôležité, ak používaný hotelový systém pamätá aj na tie stránky prevádzky ubytovacieho zariadenia, ktoré sú mimo zorného poľa bežných hotelových systémov.

Kľúčovým je však všímať si aj ďalšie aspekty, a to najmä transparentnú cenovú politiku (dostupnosť cenníka) a či si dodávateľ daného hotelového softvéru okrem jednorazového licenčného poplatku neúčtuje aj ďalšie mesačné poplatky a hlavne provízie za prijaté rezervácie.

Hotelová recepcia systému OBERON

Na rozdiel od špecializovaných hotelových systémov, modul Hotelová recepcia patrí do rodiny modulov systému OBERON. Na základe toho by sa dalo predpokladať, že pre bežného ubytovateľa toho nedokáže veľa ponúknuť. Avšak pri porovnaní s inými dostupnými hotelovými systémami v ničom nezaostáva. Práve naopak..

Obrázok č. 1: Grafický prehľad izieb

Channel Manager

Okrem vlastných pozitívnych charakteristík hlavnou prémiovou vlastnosťou modulu Hotelová recepcia je funkčné prepojenie s manažérom rezervačných kanálov.

Manažér rezervačných kanálov (angl. Hotel Channel Manager) je softvérový nástroj, resp. komunikačné rozhranie (interface), ktorý umožňuje automaticky sledovať obsadenosť na všetkých rezervačných platformách súčasne. Zabezpečuje totiž on-line prepojenie medzi modulom Hotelová recepcia systému OBERON, rezervačným formulárom na webovej stránke ubytovacieho zariadenia a ďalšími rezervačnými platformami, ktoré využíva, predovšetkým províznymi rezervačnými portálmi ubytovania (Booking.com, Expedia.com, Airbnb.com atď.).

On-line prepojenie spočíva hlavne v automatickom odosielaní obsadenosti a v prijímaní rezervácií ubytovania. Umožňuje tak automaticky aktualizovať tieto údaje na viacerých rezervačných platformách súčasne. V praxi to znamená, že ak si napr. niekto rezervuje izbu vo vašom ubytovacom zariadení prostredníctvom Booking.com, manažér rezervačných kanálov zabezpečí, že sa táto rezervácia automaticky zapíše aj do knihy rezervácií a zobrazí sa v grafickom prehľade izieb v OBERON-e. Podobne, ak recepčná zaeviduje nové ubytovanie v OBERON-e, manažér zabezpečí, že sa táto obsadenosť prenesie aj do všetkých ostatných rezervačných platforiem a potenciálny hosť si už nebude môcť danú izbu zarezervovať.

OBERON umožňuje prepojenie s týmito manažérmi rezervačných kanálov:

• Beds24 – samoimplementačné riešenie za veľmi prijateľnú cenu (už od cca 16 eur mesačne),
• D-EDGE – preferuje osobný kontakt – od stanovenia ceny až po nastavenie systému a uvedenie celého prepojenia do prevádzky.

Rezervačný formulár Beds24

Významným bonusom k používaniu manažéra rezervačných kanálov Beds24 je možnosť BEZPLATNE (v rámci ceny licencie Beds24) umiestniť na webovej stránke ubytovacieho zariadenia rezervačný formulár (web booking engine, smart booking engine, on-line booking system).

Obrázok č. 2: Rezervačný formulár Beds24

Okrem toho, že je tento formulár bezplatný, umožňuje prijímať rezervácie ubytovania za nulový poplatok. Pri rozhodovaní pre hotelový systém je toto kľúčový faktor. Ak si váš hotelový systém okrem jednorazového poplatku za softvér účtuje aj provízie za prijaté rezervácie, v tej chvíli vás oberá o veľmi veľký podiel na vašom zisku. Napr. pri ročnom objeme odbývaných rezervácií 50 000 € a províznom poplatku vo výške 4 % zaplatíte dodávateľovi hotelového systému okrem jednorazového poplatku za softvér a často aj ďalších rôznych mesačných prevádzkových poplatkov ďalších 2 000 € z vášho zisku! Ak po odrátaní všetkých nákladov (vrátane obstarania, resp. prenájmu nehnuteľnosti) váš zisk predstavuje 15 % obratu (zo sumy 50 000 € je to 7 500 €), 4 % z nich predstavuje neprimerane veľkú sumu.

Viac informácií o formulári získate na stránke Rezervačný formulár Beds24.

Pomoc s implementáciou Beds24

Ak sa rozhodnete pre manažér rezervačných kanálov Beds24, firma EXALOGIC ponúka spoplatnenú pomoc s jeho implementáciou. Konkrétne ide o nastavenie komunikácie medzi OBERON-om a Beds24 a cenotvorby, ako aj o prepojenie s rezervačným portálom (Booking.com, Expedia…) a nastavenie rezervačného formulára Beds24 na stránke ubytovacieho zariadenia.

Správa rezervácie a ubytovania

Prijatím rezervácie ubytovania (napr. z rezervačného portálu Booking.com) sa celý proces správy danej rezervácie len začína. Modul Hotelová recepcia však vďaka svojim pozitívnym vlastnostiam a prepojeniu s inými modulmi hravo dokáže zvládnuť aj celý nasledujúci manažment starostlivosti o hosťa: od automatického výpočtu ceny za ubytovanie, potvrdenia ubytovania e-mailovou správou, stanovenia, prijatia a zaevidovania zálohy za ubytovanie, vystavenia faktúry na zálohu a zaevidovania jej úhrady, zaevidovania prípadných požiadaviek hosťa (napr. detská postieľka, domáci miláčik a pod.), cez automatické odoslanie notifikačnej správy s odkazom na on-line registračný formulár (hotel on-line check-in) pred príchodom hosťa, zaevidovanie ubytovania po príchode hosťa, registráciu voliteľných služieb, vytvorenie a správu hotelového účtu aj s položkami so skladu, až po zaevidovanie jeho úhrady na Pokladnici OBERON, resp. vystavenie faktúry (vyhotovenie daňového dokladu).

K dispozícii je zároveň celý rad ďalších užitočných funkcií a prepojení, ako sú Kalendár podujatí, Správa údržby, webová aplikácia OBERON Web, integrácia zámkových systémov či čítačiek dokladov na jednoduché načítanie údajov hostí z občianskych preukazov, resp. pasov atď.

Obrázok č. 3: Grafický prehľad izieb vo webovej aplikácii OBERON Web

Ako by však povedal klasik: Ale to nie je všetko! 🙂

Modul Hotelová recepcia totiž nie je „sám vojak v poli“, ale v rámci systému OBERON umožňuje prepojenie so skladovým, pokladničným a účtovným systémom. Výsledkom je komplexné riešenie typu all in one (všetko v jednom).

Prepojenie so skladom

Vďaka prepojeniu s modulom Skladová evidencia možno na otvorených hotelových účtoch/rezerváciách pri kalkulácii ceny pracovať nielen s neskladovými položkami, ale aj s položkami zo skladu.

Prepojenie s Pokladnicou OBERON

Prepojenie s modulom Pokladnica OBERON umožňuje zapísať položky z pokladnice na hotelový účet a následne zaevidovať úhradu hotelového účtu (vystaviť daňový doklad). Okrem toho možno po vykonaní dennej uzávierky obsluhou pokladnice automaticky vygenerovať notifikáciu vo forme e-mailovej alebo SMS správy, ktorá sa odošle vopred určeným osobám, napr. majiteľovi ubytovacieho zariadenia.

Prepojenie s účtovníctvom

Na základe prepojenia s modulom Účtovníctvo (fakturáciou) možno jednoducho fakturovať rezerváciu ubytovania, ubytovanie, hotelový účet a poskytnutú službu (vystaviť daňový doklad).

Obrázok č. 4: Možnosti fakturácie rezervácie ubytovania, ubytovania, hotelového účtu a poskytnutej služby

Hlavnou pridanou hodnotou prepojenia je však najmä to, čo nasleduje po odchode hosťa: vďaka modulu Účtovníctvo možno celý proces uzavrieť aj z účtovného hľadiska.

Zaúčtovanie súhrnnej platby

Rezervačné portály ako Booking.com umožňujú viaceré spôsoby, akými ubytovacie zariadenia prijímajú od hostí úhrady za ubytovanie. Najčastejším spôsobom je úhrada za ubytovanie po príchode hosťa do ubytovacieho zariadenia. V takomto prípade ubytovacie zariadenie pri vyúčtovaní postupuje rovnako ako pri priamom ubytovaní hosťa (nie cez rezervačný portál).

Druhý spôsob predstavuje úhradu za ubytovanie priamo rezervačnému portálu v čase rezervácie prostredníctvom zabezpečeného on-line platobného systému. Na konci mesiaca rezervačný portál zašle ubytovaciemu zariadeniu faktúru obsahujúcu súhrnnú čiastku provízie za sprostredkovanie ubytovania.

Napríklad pri ubytovacom zariadení, ktoré predáva svoje izby cez Booking.com, hosť vytvorí rezerváciu elektronicky a uhradí ju portálu svojou platobnou kartou. Po príchode do ubytovacieho zariadenia už, samozrejme, neplatí – celý pobyt má vopred uhradený. Po odchode hosťa (spravidla do desiatich dní) rezervačný portál zašle ubytovaciemu zariadeniu súhrnnú platbu za všetky zrealizované pobyty v danom mesiaci zníženú o svoju províziu. Na províziu portál posiela daňový doklad, pričom poskytne aj podrobný prehľad súhrnnej platby. Booking.com v tomto prípade vystupuje v roli sprostredkovateľa.

Obrázok č. 5: Sprievodca zaúčtovania súhrnnej platby

Je potrebné mať na zreteli, že faktúru za pobyt vystavuje každému hosťovi ubytovacie zariadenie, nie rezervačný portál. Tieto faktúry sa ako doklady účtujú rovnako ako bežné odberateľské faktúry (pohľadávky). Zaúčtovať možno aj prijatú súhrnnú platbu ako bankový výpis (na import bankového výpisu možno použiť funkciu Spracovanie bankových výpisov). Prijatá súhrnná platba na bankový účet nie je záväzkom, tým je len daná provízia. Faktúra na províziu sa teda účtuje ako bežná dodávateľská faktúra (záväzok), pričom sa účtuje aj samozdanenie (dodanie služby od zahraničného dodávateľa).

Úhrady dokladov možno zaúčtovať manuálne alebo automaticky pomocou funkcie na zaúčtovanie súhrnnej platby v Evidencii zápočtov faktúr. Týmto spôsobom je možné zaúčtovať zápočet medzi odberateľmi a tretím partnerom, ktorý sprostredkúva predaj tovarov alebo služieb a prijíma platby v mene účtovnej jednotky (v tomto prípade Booking.com).

Elektronický archív

V systéme OBERON možno všetky prijaté doklady a vlastné vystavené doklady (účtovnú dokumentáciu) ukladať do elektronického archívu. Pri prijatých dokladoch ide buď o doklady priamo v elektronickej podobe vo formáte PDF, alebo ako skeny papierových dokladov (napr. prijaté faktúry za určité obdobie). Pri vlastných dokladoch ako sú vydané faktúry, účtovné knihy atď. ide spravidla o tlačové výstupy vo formáte PDF. Do elektronického archívu sa automaticky ukladá každá elektronicky podpísaná príloha dokumentu. V dnešnej dobe, keď sa na efektívne a bezpečné uchovávanie a správu dokumentov kladú čoraz vyššie nároky, je elektronické podpisovanie a archivovanie dokumentov ďalším významným benefitom pre používateľov OBERON-u a jeho modulu Hotelová recepcia. Viac informácií o elektronickom archivovaní získate v článku Objavte výhody elektronického archívu.

Obrázok č. 6: Exportované údaje v štruktúrovanej forme v elektronickom archíve – adresári na disku počítača

Zhrnutie

Vďaka všetkým uvedeným pozitívnym vlastnostiam a prepojeniam modul Hotelová recepcia predstavuje hotelový systém (property management system – PMS) vhodný pre všetky typy ubytovacích zariadení – hotely, apartmánové domy, penzióny, chaty, turistické ubytovne a pod., a to pri zaujímavej licenčnej politike za veľmi príjemnú cenu. Vďaka použitiu moderných databázových technológií sú všetky údaje o hosťoch v bezpečí a zároveň vždy a rýchlo k dispozícii.

Z hľadiska ponúkaných funkcií a možností na jednej strane a licenčnej politiky a ceny na strane druhej modul Hotelová recepcia systému OBERON poskytuje pravdepodobne najlepší pomer cena/výkon na Slovensku. Jednou z podstatných čŕt tohto hotelového systému je skutočnosť, že za jeho používanie dodávateľ účtuje veľmi prijateľný jednorazový ročný poplatok bez rôznych ďalších mesačných poplatkov a najmä bez akýchkoľvek provízií za prijaté rezervácie. Samozrejmosťou je transparentný cenník zverejnený na webovej stránke dodávateľa, nie dohadovanie neverejných cien, pri ktorých nemáte istotu, či sa o mesiac nezmenia.