Spracúvajte bankové výpisy automaticky!

Medzi základné funkcie systému OBERON v rámci modulu Účtovníctvo štandardne patrilo Hromadné účtovanie bankových výpisov. Umožňovalo manuálny import položiek bankových výpisov vo forme súboru a ich následné zaúčtovanie na základe vopred nastavených pravidiel do účtovného, resp. peňažného denníka. Od verzie Október/2023 bola táto funkcia významne rozšírená o ďalšie možnosti. Ich cieľom je okrem iného úplná automatizácia sťahovania bankových výpisov a následného spracovania (zaúčtovania, zaevidovania) ich jednotlivých položiek. Čo presne toto rozšírenie znamená, aké možnosti ponúka, aké nastavenia vyžaduje a ako môže ešte viac uľahčiť prácu používateľov OBERON-u – odpovede na tieto i ďalšie otázky prinášame v nasledujúcom krátkom prehľade.

Spracovanie bankových výpisov

V dôsledku vykonaných zmien v programe dostala evidencia Hromadné účtovanie bankových výpisov (ponuka Účtovníctvo) nový názov: Spracovanie bankových výpisov. Zmena názvu odráža skutočnosť, že položky bankových výpisov importované do tejto evidencie nie sú určené len na zaúčtovanie do účtovného, resp. peňažného denníka, ale aj na zápis úhrad do vybraných evidencií. Konkrétne ide o zápis úhrady prijatej objednávky do knihy Objednávky prijaté (ponuka Fakturácia) a zápis úhrady za ubytovanie do Knihy rezervácií (ponuka Hotel). Kým zápis úhrady prijatej objednávky je v OBERON-e dostupný už dlhšie, zápis úhrady za ubytovanie pribudol v programe od jeho aktuálnej verzie.

Zároveň v evidencii Spracovanie bankových výpisov okrem pôvodnej možnosti importu bankového výpisu vo forme súboru pribudla možnosť sťahovať bankové výpisy pomocou bankového rozhrania Bank API. To znamená, že po novom možno výpisy sťahovať do OBERON-u priamo z banky bez potreby exportovať bankový výpis do súboru a následne ho importovať do OBERON-u.

Obrázok č. 1: Možnosti importu do knihy Spracovanie bankových výpisov

Automatické spracovanie bankových výpisov

Okrem zmien v knihe Spracovanie bankových výpisov, ktorá je určená na manuálny import a spracovanie bankových výpisov, pribudla v OBERON-e od aktuálnej verzie nová automatická úloha: Automatické spracovanie bankových výpisov. Táto úloha umožňuje automatický import bankových výpisov na ich následné spracovanie, t. j. zaúčtovanie do účtovného/peňažného denníka, resp. zaevidovanie do iných evidencií. Samotné spracovanie možno vykonať automaticky v rámci tejto automatickej úlohy, alebo manuálne v evidencii Spracovanie bankových výpisov.

Obrázok č. 2: Zoznam automatických úloh OBERON-u

DATIVERY

Popri automatickej úlohe Automatické spracovanie bankových výpisov existuje aj ďalšia možnosť, ako importovať údaje bankových výpisov do systému OBERON, a to prostredníctvom externej spoplatnenej služby DATIVERY. Na nastavenie komunikácie je potrebné nainštalovať počítačovú aplikáciu Dativery Agent, ktorá sťahuje údaje zo servera DATIVERY. Stiahnuté údaje sa zapisujú do OBERON-u prostredníctvom rozhrania OBERN WebServices API, ktoré vytvára automatická úloha WebServices API – OBERON 2G. Postup prepojenia je dostupný v Pomocníkovi OBERON. Viac informácií o službe, ktorá bola zaradená medzi naše súvisiace produkty, získate na stránke DATIVERY.

Spôsoby importu bankových výpisov

Ak si to zosumarizujeme, systém OBERON aktuálne ponúka niekoľko spôsobov importu bankových výpisov na ich následné spracovanie buď pomocou funkcie spracovania bankových výpisov, alebo automatického spracovania bankových výpisov:

• manuálny import – vykonáva sa v ponuke Účtovníctvo, Spracovanie bankových výpisov. Môže sa realizovať dvojakým spôsobom, a to ako:
  • import pomocou bankového rozhrania API – priamy manuálny import položiek bankových výpisov vybraných bánk prostredníctvom rozhrania Bank API.
  • import zo súboru – manuálny import položiek bankových výpisov vybraných bánk pomocou súboru.
• automatický import – v závislosti od toho, aký druh rozhrania API sa použije, ide o:
  • import pomocou bankového rozhrania API – vykonáva sa na základe prepojenia realizovaného firmou EXALOGIC, a to prostredníctvom rozhrania Bank API. Na vykonávanie je potrebné nastaviť automatickú úlohu Automatické spracovanie bankových výpisov.
  • import pomocou rozhrania OBERON Webservices API – vykonáva sa na základe prepojenia realizovaného tretími stranami, a to prostredníctvom rozhrania OBERON Webservices API. Na vykonávanie je potrebné nastaviť automatickú úlohu WebServices API – OBERON 2G. Príkladom tohto prepojenia je služba DATIVERY.

Podporované banky

V aktuálnej verzii OBERON-u je v rámci importu pomocou bankového rozhrania Bank API ako prvá podporovaná Fio banka. Zoznam bánk sa plánuje rozširovať tak, aby pokryl požiadavky čo najväčšieho okruhu používateľov. Dôležitým faktorom je dostupnosť rozhrania API konkrétnych bánk a možnosti jeho implementácie.

Obrázok č. 3: API token dostupný v internet banking-u Fio banky (ponuka Nastavenia/API)

Aké nastavenia sú potrebné?

Na manuálny aj automatický import pomocou bankového rozhrania API konkrétnych bánk (Bank API) je potrebné vykonať príslušné nastavenia v ponuke Firma, Vlastné bankové účty. Naimportované položky bankových výpisov sa uložia do evidencie Spracovanie bankových výpisov. Aby program vedel korektne spracovať (zaúčtovať, zaevidovať) jednotlivé položky importovaného bankového výpisu, je potrebné definovať tzv. pravidlá, ktoré určia spôsob spracovania daných položiek. Na automatický import a následné spracovanie bankových výpisov je potrebné nastaviť automatickú úlohu Automatické spracovanie bankových výpisov, resp. automatickú úlohu WebServices API – OBERON 2G pre službu DATIVERY.

Podrobné informácie o potrebných nastaveniach a aktuálnych novinkách v systéme OBERON uvedených v tomto článku sú dostupné v témach Pomocníka OBERON, resp. stránkach:

• Spracovanie bankových výpisov
• Automatické spracovanie bankových výpisov
• Spôsoby importu bankových výpisov
• DATIVERY